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RICOH Spaces - Workplace Management Platform

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Valorizzare persone, luoghi ed esperienze

L'ambiente di lavoro deve essere pensato per favorire la creatività, la comunicazione e la collaborazione. Deve aiutare le persone a vivere al meglio il tempo trascorso in azienda, migliorando il lavoro in team e gli incontri in presenza. 

Ricoh offre una piattaforma completa - dalla prenotazione delle postazioni di lavoro e delle sale riunioni, alla verifica delle richieste di servizi aggiuntivi, fino alla gestione dei visitatori e del wayfinding - e incentrata sulla user experience, con l'obiettivo di supportare e rendere più efficace il lavoro ibrido.

Grazie alla disponibilità di insights a valore per l'analisi dei dati e al monitoraggio degli spazi, RICOH Spaces contribuisce a rendere più efficiente la presenza dei dipendenti in azienda e ad ottimizzare l'utilizzo delle risorse aziendali.

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Una piattaforma e infinite possibilità per ottimizzare gli spazi di lavoro

  • Prenotazione spazi e sale riunioni

  • Analisi dei dati e insight

  • Wayfinding

  • Visitor Management

  • Asset Management

  • Environmental & Occupancy add-on con sensori IoT

  • Issue Management add-on

Prenotazione spazi e sale riunioni

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Migliora l'esperienza dei dipendenti

Consenti ai dipendenti di individuare e prenotare desk, sale riunioni e aree per la collaborazione su mappe in 3D. Favorisci l'interazione tra i team grazie alla possibilità di individuare i colleghi presenti in ufficio. Tieni l'agenda del giorno sempre sott'occhio grazie ad un'app molto intuitiva. 
 
Ottimizza i processi di gestione del workspace e migliora l'esperienza dei dipendenti con una perfetta integrazione delle richieste di servizi, quali:
 
• Prenotazione contemporanea di più sale connesse
• Gestione dei visitatori con invio automatico degli inviti
• Richiesta di servizi come catering e supporto tecnico al momento della prenotazione 
• Prenotazione protetta delle sale più importanti, come ad esempio le boardroom, tramite un flusso approvativo gestito da un amministratore
• Ricerca delle sale in base alle caratteristiche, ai calendari o alle planimetrie 
• Funzioni "hide my name" in conformità ai requisiti per la privacy

Analisi dei dati e insight

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Il valore dei dati sul workspace

Ottieni facilmente insights contestuali in tempo reale, rappresentati su una dashboard intuitiva che comprende reportistica sempre aggiornata, per prendere decisioni mirate sugli spazi in base al loro effettivo utilizzo e ai trend emergenti.

Wayfinding

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Ottimizza il workspace con il wayfinding interattivo 3D

Con il wayfinding interattivo è possibile individuare colleghi, spazi e risorse, favorendo il lavoro in team e la collaborazione, grazie alla rappresentazione grafica su planimetrie 3D. I dipendenti e i visitatori possono consultare i display digitali o visualizzare le informazioni direttamente nell'app per individuare servizi e luoghi di interesse come le toilette, la mensa e le uscite di sicurezza. 
 
Mostra le planimetrie in 3D su qualunque schermo, per agevolare dipendenti e visitatori e offrire loro una guida chiara per muoversi nel workspace, garantendo un'esperienza sempre positiva .

Visitor Management

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Digitalizza e migliora i processi di gestione dei visitatori

Che si tratti di una solo sede oppure di una grande azienda con più siti, il modulo Visitor Management consente di gestire gli accessi in maniera flessibile, scalabile e personalizzabile.
 
Garantisci la sicurezza e l'efficace gestione dei visitatori con la funzione di Visitor Management disponibile nella piattaforma. È possibile personalizzare l'esperienza di registrazione dei visitatori, controllare gli accessi e automatizzare le procedure di check-in e check.out. La piattaforma elimina i processi manuali e i registri cartacei grazie ad un'interfaccia intuitiva che permette anche di pre-registrare in anticipo gli ospiti e di inviare una notifica all'host al loro arrivo.

Asset Management

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Monitoraggio degli asset

Il modulo di Asset Management di RICOH Spaces permette di registrare e tracciare gli asset presenti in azienda, anche in diverse strutture, e comprende funzioni quali:
 
  • Mappatura delle posizioni degli asset: visualizzazione degli asset sulle planimetrie digitali, per una facile individuazione grazie al wayfinding integrato.
  • Registrazione degli asset: si può utilizza la scansione dei codici a barre per registrare gli asset con i relativi tag esistenti.
  • Metadati relativi agli asset: archiviazione di dati essenziali come numeri di serie, modelli e proprietà.
  • Integrazione della gestione delle problematiche tecniche: sincronizzazione con il modulo per la gestione delle problematiche, per gestire gli incident riguardanti gli asset.

Environmental & Occupancy add-on con sensori IoT

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Un workspace più smart

Grazie all'installazione di specifici sensori, si possono ottenere dati sul workplace in tempo reale.
 
Le informazioni vengono elaborate da un avanzato strumento di reportistica integrato che genera insights utili ad evidenziare gli spazi sottoutilizzati e i trend d'uso nel tempo. I sensori IoT offrono:
 
• Visibilità istantanea e conteggio delle persone presenti nelle planimetrie in tempo reale
• Annullamento automatico della prenotazione di una sala se essa non viene occupata entro un certo lasso di tempo
• Sostenibilità del workplace grazie al monitoraggio delle emissioni di CO2, della qualità dell'aria e dei consumi energetici
• Comparazione tra prenotazioni e reale utilizzo di desk, sale e spazi aziendali
• Ottimizzazione dell'uso delle sale attraverso la comparazione tra tempo di prenotazione e reale utilizzo e tra numero di partecipanti e tipologia di spazi prenotati
 

Issue Management add-on

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Perfetta efficienza del workspace

Questo modulo aggiuntivo consente di implementare un efficiente sistema di ticketing per la segnalazione di ogni genere di problematica inerente al workplace. Gli utenti potranno documentare le segnalazioni allegando foto e chattare direttamente con gli admin competenti per ottenere soluzioni rapide, eliminando eventuali interruzioni impreviste e massimizzando efficienza e produttività.

easyJet utilizza RICOH Spaces per favorire modalità di lavoro ibrido flessibili

"Il ruolo di Ricoh è stato determinante nella fase di implementazione e, in particolare, è stato prezioso il contributo degli sviluppatori. Il progetto presentava requisiti unici che rendevano il processo complicato, ma Ricoh è sempre stata disponibile a supportarci, consentendoci così di raggiungere tutti i nostri obiettivi.".

Charlie Rainer, Head of Corporate Technology

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easyJet
A person with light-colored hair, wearing a light-colored shirt, sits at a wooden desk, working on a laptop in a bright, modern office space. The office has large windows, plants, and a sign that says "RICOH Spaces." The person is looking at the laptop screen.

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