Ottimizzare i dispositivi di stampa per creare un ambiente di lavoro moderno ed efficiente

La stampa svolge un ruolo strategico nell'ambito della workplace experience perché contribuisce a favorire la creatività, la collaborazione e il coinvolgimento dei dipendenti. Nell'attuale contesto di digitalizzazione, le sue caratteristiche dei dispositivi di stampa sono in rapida evoluzione.

Con  il passaggio alle infrastrutture abilitate al cloud, le aziende scelgono la digitalizzazione per ottimizzare i flussi di lavoro, la sicurezza e la sostenibilità. Considerati questi cambiamenti, è importante garantire che l’accesso ai dispositivi sia semplice, accessibile e sicura.

In questo articolo, analizziamo l'importanza dell’infrastruttura di stampa, il ruolo dei dati nell'ottimizzazione dei dispositivi e il modo in cui le aziende dovrebbero implementare un approccio completo che soddisfi le esigenze dei reparti IT e Facilities.

Comprendere il ruolo dell’infrastruttura di stampa

La corretta gestione dell’infrastruttura di stampa chiama in causa molteplici aspetti, dal monitoraggio delle prestazioni dei dispositivi all’esperienza positiva degli utenti. Comprendere, utilizzare e perfezionare costantemente la dotazione dei dispositivi di stampa attraverso una gestione efficace dei processi ne garantisce il valore nel tempo. Quindi, i dispositivi di stampa non vanno pensati come singole unità, ma vanno considerati come parti integranti dell'infrastruttura digitale e dei flussi di lavoro documentali aziendali.

Una corretta gestione è il punto di partenza per abilitare in modo efficiente e sicuro la stampa ovunque, in ufficio, in cloud o da remoto. Questo risultato richiede la possibiltà di connettere gli utenti in modo fluido e integrato ai dispositivi, garantendo al contempo un'esperienza di stampa e scansione sicura e semplice.

Il ruolo dei dati nell’implementazione di una soluzione efficace

Un aspetto essenziale di un software per la gestione della stampa è la capacità di analizzare l’utilizzo dei dispositivi e i dati da essi acquisiti come, ad esempio, le tipologie dei documenti stampati, la loro origine, i volumi di utilizzo e le prestazioni dei dispositivi stessi.

Analizzando questi dati, infatti, le aziende possono ottimizzare la propria infrastruttura di stampa e valutare in che modo esse agevola l'automazione del flusso di lavoro, abilitando il percorso della transizione digitale.

La collaborazione tra i reparti IT e Facilities 

Tradizionalmente, i Facility Manager monitorano i dispositivi di stampa in relazione ai tempi di attività, alla loro posizione fisica e all'accessibilità. Dal canto suo, l'IT si concentra sul modo in cui essi possono essere mantenuti sicuri e gestiti efficacemente per aumentarne le prestazioni.

Dal momento che l'infrastruttura di stampa deve allinearsi all'ambiente digitale nel senso più ampio, occorre quindi collaborazione tra i reparti IT e Facilities per avere una visione comune riguardo a come la stampa in cloud aggiunge valore ai flussi di lavoro digitali, aumenta la sicurezza e la sostenibilità, riducendo i carichi amministrativi.

La gestione automatizzata e semplificata dei flussi documentali genera maggiore efficienza e sicurezza, riduce i carichi di lavoro e consente di accedere alle funzioni di stampa e scansione ovunque si svolga il proprio lavoro.

Come valutare l’infrastruttura di stampa

Le domande che i reparti IT e Facilities dovrebbero porsi sono:

• L'infrastruttura di stampa esistente è ancora efficace nel contesto attuale?
• Ci sono vantaggi nel sostituire i dispositivi più vecchi con quelli connessi al cloud?
• Quali sono le soluzioni commerciali ed ecologiche disponibili?
• Quale software occorre per agevolare la digitalizzazione dei documenti in flussi di lavoro semplificati?

Le risposte a queste domande, abbinate ai dati raccolti dal software di gestione dei dispositivi di stampa, consentono ai reparti IT e Facilities di mettere a punto strategie innovative per ottimizzare i processi e aumentare efficienza e produttività.

Valutazione dei dispositivi esistenti

Oltre all'analisi dei dati è essenziale la valutazione dei dispositivi esistenti. L'anzianità, l'utilizzo e l'ubicazione sono parametri essenziali per ottimizzare l’infrastruttura. Spesso questo compito viene assegnato ai Facility Manager, che sono più attenti alle tematiche all'ambiente dell'ufficio e, quindi, ai dispositivi in sé non alle sue prestazioni.

I Facility Manager tenderanno a ridurre il numero di dispositivi in parallelo con la riduzione degli spazi, correlato soprattutto alla diffusione del lavoro flessibile o ibrido. Oppure, potranno individuare dispositivi sovrautilizzati o poco performanti, valutandone i carichi di lavoro e definendo interventi per ottimizzare l’infrastruttura di stampa e migliorare l’efficienza dell’ambiente di lavoro.

Analizzare le esigenze degli ambienti di lavoro moderni  

Naturalmente, né i reparti Facilities né i reparti IT hanno il tempo di analizzare i dati disponibili per valutare le variazioni dei livelli di utilizzo e delle esigenze. Ed è proprio in questo caso che un fornitore di servizi di stampa gestiti come Ricoh può rivelarsi decisivo. Abbiamo le risorse, le tecnologie e le competenze per integrare e interpretare i dati, per poi accompagnare i nostri clienti verso decisioni aziendali informate.

Inoltre, possiamo proporre soluzioni flessibili che possono allinearsi ed evolversi con le esigenze degli ambienti di lavoro moderni, in particolare in presenza di lavoro da remoto o ibrido.

Il valore di Ricoh 

Una gestione della stampa efficace è vitale per ottimizzare e automatizzare gli elementi del processo di stampa, aumentando l'efficienza, riducendo i carichi di lavoro e adattando il parco stampanti alle esigenze degli ambienti di lavoro moderni. 

Ricoh trasferisce circa 400 dispositivi nel cloud pubblico ogni giorno. Ricoh vi guiderà affidabilmente verso il successo della trasformazione digitale, aiutandovi ad analizzare i dati di stampa esistenti, ponendo le domande giuste e individuando le più ampie esigenze di digitalizzazione e automazione dei processi aziendali.