6 azioni che i Manager IT devono implementare per garantire la sicurezza della stampa
Con l'aumento degli attacchi informatici, per proteggere l'infrastruttura IT è necessario prevedere ogni possibile vulnerabilità. La sicurezza dei dispositivi di stampa è un elemento spesso trascurato che oggi, però, è diventato fondamentale per le aziende di ogni dimensione.
I multifunzione e le stampanti non sono più solamente dispositivi di output: sono soluzioni digitali al centro dei flussi di lavoro e della gestione documentale. Queste tecnologie sempre più sofisticate sono collegate alla rete ed elaborano un volume significativo di dati dell'azienda. Pertanto, è essenziale che i responsabili IT considerino la sicurezza della stampa come una priorità.
La sicurezza della stampa deve tenere in considerazione le modalità di lavoro ibrido
I rischi legati a dispositivi di stampa non protetti
I dispositivi di stampa non protetti espongono le aziende a rischi elevati e possono creare i presupposti per violazioni di dati, tentativi di hacking, perdite finanziarie e violazioni della conformità.
Nell'agosto 2020 Cybernews, una piattaforma specializzata sui temi della sicurezza informatica, diffuse un alert dichiarando di essere riuscita ad "hackerare" quasi 28.000 stampanti in tutto il mondo. Quell'azione gettò nuova luce sulle urgenti esigenze di proteggere anche questo tipo di tecnologie.
Le violazioni attuate da Cybernews non rappresentavano in realtà vere operazioni di hacking. La piattaforma, infatti, si limitò a utilizzare le funzionalità standard delle stampanti per inviare documenti a dispositivi remoti. Fu comunque un chiaro monito sulla necessità di affrontare in modo serio il tema della sicurezza delle soluzioni di stampa.
Recenti ricerche effettuate da Quocirca hanno evidenziato come il 61% delle aziende abbia segnalato perdite di dati a causa delle attività di stampa non protette. Ma veniamo agli aspetti positivi: il 79% dei responsabili IT prevede di aumentare gli investimenti nell'ambito della sicurezza della stampa nel corso di quest'anno.
Sicurezza della stampa: sei azioni da implementare in azienda
1. Analizzare i processi aziendali:
Occorre iniziare valutando le tipologie di dati che vengono stampati o digitalizzati di frequente. Vanno poi identificati eventuali dispositivi di stampa non autorizzati collegati alla rete aziendale e i potenziali rischi per la sicurezza legati ai processi aziendali in uso.
2. Crittografare sempre i dati:
I dispositivi multifunzione e le stampanti dovrebbero essere dotati di funzionalità integrate di crittografia per proteggere tutti i dati in entrata e in uscita. Se non hanno queste caratteristiche, occorre valutare la possibilità di installare soluzioni dotate di tecnologie avanzate come il Trusted Platform Module (TPM 2.0) - che ottimizza la crittografia e la protezione dei dati - e l'unità di archiviazione Solid-State Drive (SSD) che rende strutturalmente più difficile il recupero dei dati cancellati. Queste tecnologie riducono significativamente il rischio di sottrazione di informazioni, rafforzando ulteriormente i livelli di sicurezza alle attività di stampa.
3. Implementare l'autenticazione utente:
L'autenticazione degli utenti è fondamentale per la sicurezza e consente solo alle persone autorizzate di accedere ai dispositivi di stampa. E' quindi un'efficace misura di protezione contro potenziali violazioni. E' necessario implementare anche soluzioni avanzate e affidabili, come i sistemi di autenticazione tramite badge o pin.
Gli ID utente tracciabili consentono di verificare di chi utilizza un determinato dispositivo, cosa sta stampando e quando. Questa è quindi una soluzione efficace per responsabilizzare gli utenti e proteggere ulteriormente le attività di stampa. Ogni livello di sicurezza è importante per proteggere i dati sensibili.
4. Potenziare la funzionalità di sicurezza dei dispositivi:
I dispositivi di stampa devono essere dotati di funzionalità come la crittografia e la sovrascrittura dei dati nascosti, essenziali per minimizzare i rischi di violazione Si dovrebbero poi disattivare eventuali porte inutilizzate, eliminando così i potenziali punti di ingresso che rappresentano minacce alla sicurezza.
È importante poi verificare che i dispositivi dispongano sempre degli ultimi aggiornamenti di sicurezza e, idealmente, dovrebbero essere dotati di sistemi automatizzati per questo scopo. Gli aggiornamenti regolari non si limitano a introdurre nuove funzionalità, ma sono fondamentali per risolvere le vulnerabilità in tema di sicurezza.
5. Effettuare un monitoraggio costante:
Impostare procedure specifiche per monitorare le impostazioni di sicurezza di software, server e dispositivi di stampa, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Grazie alla verifica continua, è possibile rilevare potenziali minacce in tempo reale e intervenire immediatamente per prevenire o contenere i danni.
6. Svolgere penetration test a cadenza regolare:
E' molti importante affidarsi ad un'azienda specializzate e affidabile per eseguire regolarmente penetration test che simulano un attacco informatico e consentono di individuare eventuali vulnerabilità, al fine di ottimizzare la sicurezza aziendale.
Scegli un provider per i servizi di stampa che sia davvero affidabile e competente sulle tematiche della sicurezza informatica.
Nella scelta di un fornitore di servizi di stampa gestiti, è fondamentare valutarne le competenze reali, tenendo conto anche delle valutazioni espresse da società di analisi. Ad esempio, Ricoh è stata definita da IDC, importante società mondiale di market intelligence, come
leader riconosciuto in questo settore nel report "IDC MarketScape: Worldwide Security Solutions and Services Hardcopy 2022-2023 Vendor Assessment".Nell'ambito della sicurezza delle infrastrutture di stampa, Ricoh è davvero in grado di supportare al meglio le aziende.
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IDC MarketScape 2022-2023