Dagli archivi cartacei al cloud: il ruolo dei dispositivi di stampa nella digitalizzazione e nell'automazione dei flussi di lavoro
La digitalizzazione continua a trasformare il nostro modo di lavorare. Si potrebbe dunque pensare che i dispositivi di stampa non abbiano più molta importanza nell'ambiente di lavoro odierno, ma non è affatto così. Infatti, le infrastrutture di stampa continuano ad evolversi e hanno oggi un ruolo centrale nella transizione verso la digitalizzazione e l'automazione dei flussi di lavoro documentali.
In questo articolo spiegherò perché gli IT Manager e i Facilities Manager devono includere i dispositivi di stampa intelligenti nelle loro strategie di digitalizzazione.
Il ruolo dei dispositivi di stampa in un mondo digitale
Innanzitutto, vorrei condividere i dati di alcune ricerche. Da un recente rapporto Quocirca risulta che oltre i due terzi (69%) delle aziende che utilizzano i Managed Print Services (MPS) stanno accelerando i rispettivi percorsi di digitalizzazione, mentre solamente il 40% delle aziende intervistate invece non utilizza servizi MPS. Quasi due terzi (65%) degli IT Manager affermano che è estremamente o molto importante che il fornitore di servizi di stampa sia in grado di gestire anche l'automazione dei processi aziendali.
Nonostante l'importanza della digitalizzazione, dalla ricerca emerge che le aziende continueranno comunque a dipendere dalla stampa. Il 46% delle aziende che stanno affrontando la digitalizzazione ipotizza una riduzione dei volumi di stampa da qui al 2025, ma ben il 38% ne prevede invece un aumento. Questo evidenzia come il workplace del futuro integrerà ancora su strumenti e processi cartacei.
Perché le stampanti e i dispositivi multifunzione sono fondamentali per la digitalizzazione?
Ogni azienda ha le sue specificità, ma inevitabilmente sono ancora molti i casi in cui i documenti cartacei sono ancora necessari, pertanto individuare il giusto equilibrio tra fisico e virtuale e progettare un'infrastruttura di stampa che possa ottimizzare la transizione è fondamentale per un'efficace strategia di digitalizzazione.
I moderni dispositivi multifunzione sono diventati strumenti estremante versatili e intelligenti che, nell'ambito delle strategie di digitalizzazione, generano un elevato valore aggiunto ottimizzando i processi aziendali e favorendo modalità di lavoro più flessibili.
I dispositivi connessi al cloud, come la gamma RICOH IM C comprende potenti dispositivi che ottimizzano l'intero flusso di lavoro, consentendo di digitalizzare e stampare i documenti in base alle esigenze. Che si tratti di digitalizzare documenti cartacei inserendoli direttamente in flussi di lavoro automatizzati tramite Office 365, SharePoint e altre applicazioni basate su cloud, oppure di convertire i file digitali in documenti fisici stampando dal PC o da un dispositivo mobile, i multifunzione Ricoh sono veri e propri hub per gestire le informazioni.
Superare il divario tra cartaceo e digitale
Vediamo ora come i dispositivi di stampa connessi al cloud possono trasformare i documenti scansionati in file digitali modificabili e ricercabili, con molteplici vantaggi per le aziende e i dipendenti. Eccone alcuni esempi:
- Efficienza: i documenti ricercabili agevolano la rapida individuazione di informazioni utili. È possibile effettuare una ricerca per parola chiave o frase, così si trovano più rapidamente i documenti e i dipendenti possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
- Collaborazione: più membri di un team possono collaborare su documenti digitali, anche da remoto. Questo ottimizza la comunicazione e il lavoro di squadra in azienda.
- Precisione: l'inserimento manuale di dati partendo da documenti cartacei può causare errori. La scansione e la conversione dei documenti in formato digitale elimina tale rischio, garantendo dati più precisi.
- Sicurezza: i documenti digitali possono essere archiviati e gestiti in modo più sicuro. L'accesso ai file digitali può essere controllato e monitorato. Inoltre le informazioni sensibili possono essere criptate o protette da password.
- Sostenibilità: la digitalizzazione contribuisce a ridurre i consumi di carta e a limitare l'impatto ambientale, migliorando la sostenibilità e la responsabilità sociale dell'azienda.
Perché è importante rivolgersi ad un fornitore specializzato in Managed Print & Automation Services?
La gestione di un'infrastruttura di stampa può richiedere molto tempo. I rapporti con i fornitori di stampa, la verifica dei contratti di assistenza, la gestione dei consumabili e la risoluzione dei problemi sono tutte attività che richiedono molto tempo.
Come vediamo in tanti settori, l'outsourcing è una soluzione molto efficace che consente di beneficiare di consulenza basata su best practice, di competenze professionali e di tecnologie all'avanguardia e sostenibili. E spesso consente anche ridurre i costi. Ecco perché è fondamentale scegliere un fornitore esperto nell'ambito dei Managed Print & Automation Service (MP&AS) .
Inoltre, il partner giusto è in grado di mettere a disposizione della tua azienda competenze che vanno oltre la stampa e può gestire l'intera infrastruttura di stampa, garantendo produttività ed efficienza. Così i processi saranno automatizzati, i flussi di lavoro snelliti e le tecnologie ottimizzate.
La digitalizzazione è un obiettivo strategico, pertanto un partner specializzato in servizi MP&AS può rivelarsi determinante per aiutare l'azienda a raggiungere i propri obiettivi.
Come scegliere il giusto fornitore di servizi di stampa gestiti?
- Esperienza nel campo della trasformazione digitale: occorre rivolgersi ad un fornitore competente che abbia una comprovata esperienza nel supportare le aziende nella transizione dai flussi di lavoro cartacei a quelli digitali.
- Non bastano solo le tecnologie: un fornitore deve offrire consulenza basata su best practice e aiutare l'azienda ad adottare nuovi modalità di gestione dei documenti e di automazione dei flussi di lavoro.
- Esperienza e competenze nella gestione del cambiamento: si dovrebbe scegliere un fornitore con una solida esperienza nella gestione dei cambiamenti organizzativi, che possa realmente aiutare la tua azienda ad ottimizzare le modalità di lavoro.
- Conoscenza di vari settori: è importante affidarsi a un fornitore con esperienza in vari ambiti di mercato, capace di adattare la propria offerta alle esigenze specifiche del settore in cui opera l'azienda, poiché ciascuna organizzazione ha esigenze e caratteristiche uniche.
- Supporto e assistenza per aziende di tutte le dimensioni: il fornitore deve essere in grado di supportare sia le piccole sia le grandi imprese, e dovrebbe disporre di una adeguata infrastruttura di assistenza, necessaria per garantire il successo della transizione digitale.
Gestire al meglio la transizione verso la digitalizzazione e l'automazione dei flussi di lavoro
Harald List
Director EMEA Product & Services Management, Ricoh Europe
