5 attività che le piccole imprese possono gestire in modo più efficiente, risparmiando tempo prezioso

1. Semplificare la gestione dei documenti 

Attività come, ad esempio, la gestione della contabilità, l’inserimento di nuovi dipendenti o l’elaborazione dei contratti, possono far perdere molto tempo per ricercare documenti e cartelle. Grazie alle soluzioni di gestione documentale si possono trasformare i documenti cartacei in archivi virtuali, così ogni documento è classificato in modo intelligente e facilmente ricercabile quando occorre. Questi tool vanno oltre la semplice archiviazione: ordinano, proteggono e semplificano, trasformando i flussi di lavoro in processi digitali efficienti.

2. Al passo con le normative in continuo aggiornamento

Destreggiarsi tra le normative sulla protezione dei dati o in materia di rapporti di lavoro risulta spesso un’attività complessa. L’automazione dei flussi di lavoro basata sul cloud contribuisce a garantire la conformità grazie alla semplificazione dei processi e all’applicazione di procedure standardizzate in tutta l’azienda.

Tali strumenti offrono funzionalità per implementare flussi predefiniti, notifiche di approvazione automatizzate o audit trail, riducendo così l’errore umano e facilitando la creazione di report per le verifiche normative. Automatizzando i processi, garantirai la conformità nelle operazioni quotidiane e avrai la certezza che ogni passaggio sia conforme, sicuro e trasparente. 

3. Collaborazione efficace in un ambiente ibrido

Gestire un ambiente di lavoro ibrido comporta molteplici sfide. Garantire l'accesso sicuro a documenti e informazioni, organizzare riunioni ibride e avere a disposizione la dotazione IT adeguata possono rappresentare un ostacolo all’efficienza. 

Per rendere la collaborazione ibrida più agevole, senza compromettere la sicurezza, occorrono strumenti di collaborazione e tecnologie all'avanguardia, in grado di favorire la digitalizzazione, migliorando al tempo stesso l’esperienza e il coinvolgimento dei dipendenti come, ad esempio, soluzioni di gestione documentale o dispositivi per sale riunioni.

4. Scelta dei migliori dispositivi

Dati i molteplici fornitori disponibili sul mercato e le costanti esigenze di rinnovamento, l’acquisto di apparecchiature IT e office non è sempre semplice. Ricoh può aiutare la tua azienda a migliorare l'infrastruttura tecnologica, prendendosi carico di tutte le tue esigenze e occupandosi di rifornire automaticamente le scorte di consumabili quando necessario. Potrai così cogliere tutti i vantaggi dell’innovazione: risparmi sui costi, maggiore tranquillità e tracciabilità ottimizzata.

5. Gestione efficiente delle problematiche IT 

A volte, se la tecnologia non è gestita correttamente, può causare perdite di tempo e produttività. Affidarsi ad un partner esterno per mantenere il corretto funzionamento di tutti i dispositivi massimizza i tempi di attività e permette alla tua azienda di cogliere al meglio i vantaggi di una soluzione perfettamente efficiente.