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Leading Change at Work

La tecnologia sta trasformando il modo di lavorare. Ricoh aiuta le aziende a cogliere i vantaggi legati ai cambiamenti, favorendo il coinvolgimento dei dipendenti, promuovendo l'innovazione, garantendo sicurezza e sostenibilità. Affianchiamo le aziende in ogni fase del percorso di trasformazione per assicurare una transizione fluida verso ambienti di lavoro completamente digitali.
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Digital Workspace

Accessibilità sempre e ovunque

Le modalità di lavoro ibrido e in mobilità rappresentano il futuro. Grazie al nostro approccio consulenziale, progettiamo e implementiamo ambienti di lavoro digitali che favoriscono il coinvolgimento dei dipendenti e aiutano le aziende a raggiungere nuovi livelli di produttività.
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Business Process Management

Puntare all'innovazione

Le attività manuali non devono più rallentare i flussi di lavoro. Ottimizziamo i processi fornendo consulenza, competenze e tecnologie che consentono di rendere più semplici ed efficienti le attività quotidiane in tutta l'organizzazione.
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Cloud & Infrastructure

I vantaggi della nuvola

Per cogliere tutti i benefici del cloud occorrono un preciso progetto di implementazione e un partner preparato e capace di attuare al meglio la transizione. Ricoh offre soluzioni e competenze che rendono i processi aziendali più agili, convenienti e sicuri, favorendo allo stesso tempo l'innovazione e l'efficienza.
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Cybersecurity

Business senza rischi

I dispositivi che hanno accesso a Internet possono rappresentare elementi di vulnerabilità ai cyberattacchi. Ricoh aiuta le aziende a prevenire i rischi legati ai crimini informatici grazie a soluzioni e servizi di cybersecurity all'avanguardia, perfettamente allineati alle esigenze specifiche dei processi aziendali.
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Esperienza ai massimi livelli

La qualità della customer experience offerta da un'azienda è correlata anche all'elevata soddisfazione dei propri dipendenti. Aiutiamo le imprese a raggiungere livelli di eccellenza nel supporto ai clienti, progettando e implementando soluzioni che mettono a disposizione dei dipendenti tutto ciò di cui hanno bisogno per garantire il miglior customer service.
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Qualità ed affidabilità superiori

Ricoh è conosciuta in tutto il mondo per la qualità delle proprie periferiche di stampa per l'ufficio: dispositivi multifunzione, stampanti e duplicatori digitali. Una gamma completa per velocità, dimensioni e funzionalità, che consente di scegliere i modelli più adatti per ogni esigenza.
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Ricoh si impegna al massimo per supportare al meglio i propri clienti e fornire prodotti e servizi innovativi in linea con i loro obiettivi aziendali. Offriamo soluzioni ad elevato valore aggiunto che tengono conto dell'evoluzione del business e del mercato.
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Molti uffici contabilità fornitori (AP) si affidano ancora a processi manuali, spesso inefficienti e dispendiosi in termini di tempo. Questo comporta frequenti mancati pagamenti o ritardi ed errori nell'elaborazione delle fatture, con possibili conseguenze economiche per l'azienda che potrebbero danneggiare le relazioni con i clienti e incidere sui profitti.   

L'automazione della contabilità fornitori rappresenta quindi uno step necessario per i dipartimenti finanziari. Un approccio completo e integrato può migliorare l'efficienza e i flussi di cassa.

Il costo dell'elaborazione manuale di una fattura è di 9 €.
Con l'automazione, il costo è di 3 €

#1 Risparmio di tempo e denaro

Per i team della contabilità fornitori (AP) il tempo è denaro. L'inserimento delle note spese, l'elaborazione delle fatture e la creazione di report relativi a profitti e perdite richiedono molte attività manuali e possono creare ritardi nei pagamenti e penali, danneggiando così il rating creditizio. Altre inefficienze e colli di bottiglia dipendono poi dal tempo impiegato nella ricerca di copie cartacee dei documenti o nel tracciamento delle fatture nel flusso di lavoro. 

L'automazione elimina processi manuali costosi e dispendiosi in termini di tempo grazie a un sistema di archiviazione elettronica sicura. Le fatture di qualunque formato vengono acquisite in automatico, archiviate in un repository centralizzato e ricercabile e inoltrate per l'approvazione sulla base di flussi di lavoro predefiniti. Semplificando le attività, il dipartimento finanziario può assumere un ruolo più strategico e collaborare con il management per ottimizzare i risultati aziendali.

#2 Rafforzare le relazioni con i fornitori

Velocità, accuratezza e affidabilità dei processi di contabilità possono migliorare le relazioni con i fornitori. Pagamenti mancati o ritardi, errori nelle fatture, fatture duplicate o altre problematiche legate al pagamento possono invece danneggiare i rapporti con i fornitori esistenti e la reputazione della vostra azienda nei confronti di fornitori potenziali. 

L'automazione della contabilità fornitori velocizza i cicli di pagamento, aumentando il potere contrattuale della tua azienda nella negoziazione di sconti o di condizioni di pagamento più favorevoli. L’eliminazione dei ritardi nei pagamenti e degli errori di fatturazione migliora la fidelizzazione dei fornitori e consente di sviluppare relazioni più proficue.

#3 Migliorare l'accuratezza

Gli errori nella contabilità fornitori possono essere costosi e richiedono tempo per essere risolti. L'inserimento manuale dei dati e la gestione cartacea delle fatture comportano spesso imprecisioni, ritardi nelle risposte e mancanza di visibilità. Occorre invece una chiara e accurata visione d'insieme per evitare pagamenti mancati, duplicati o comunque elaborati in modo errato.

L'automazione della contabilità fornitori gestisce anche le attività di verifica e segnala eventuali discrepanze, come ad esempio duplicazioni o fatture non corrette, facilitando così l'identificazione e la risoluzione delle problematiche prima che vi sia un impatto sui processi. Grazie a un archivio centralizzato e ricercabile e a una visione d'insieme del processo di audit trail, il team può verificare quando una fattura è stata registrata, dove si trova e chi è stata l’ultima persona ad accedervi. In questo modo si riducono notevolmente i tempi di verifica e si elimina la maggior parte delle richieste di informazioni, perché dipendenti, contabilità e fornitori hanno accesso allo stato delle fatture e dei pagamenti in totale autonomia.

#4 Controllo del cash flow

Per controllare il flusso di cassa, è essenziale ottenere visibilità riguardo a come e dove avvengono le spese. Senza una chiara visione d'insieme, i costi potrebbero iniziare ad aumentare senza che la tua azienda se ne renda conto, oppure relazioni non redditizie con i fornitori potrebbero passare inosservate. 

L'automazione consente di analizzare le spese in modo molto dettagliato, di monitorare le prestazioni dei fornitori e di verificare quanto da loro affermato sul ritorno sull’investimento (ROI). Un processo di cash flow efficiente e trasparente garantisce anche un servizio migliore ai fornitori, fornendo loro un portale self-service con accesso alle fatture, allo stato dei pagamenti e ad altre informazioni importanti.

#5 Migliorare la compliance e il rispetto delle normative

La capacità di tracciare ogni transazione commerciale e di mantenere al sicuro le informazioni riservate è vitale per i team della contabilità fornitori. I documenti cartacei rendono questo processo più difficile da gestire e mettono a rischio la sicurezza di informazioni potenzialmente sensibili. 

L'automazione garantisce documentazione completa e adeguata per tutte le transazioni aziendali, consentendo di seguire un preciso audit trail per la rendicontazione. Non solo le registrazioni contabili del periodo in esame, ma anche e-mail, lettere o contratti collegati a tali registrazioni possono essere presentati istantaneamente alle autorità fiscali o a revisori esterni.

Un sistema di sicurezza basato su diritti di accesso protegge da utilizzi non autorizzati e da manipolazioni, la crittografia a più livelli assicura che le informazioni rimangano integre e riservate. Inoltre, eventuali modifiche alle normative attivano in automatico gli aggiornamenti del software nel cloud, per garantire un costante rispetto dei requisiti normativi.

#6 Implementazione rapida. Valore immediato.

Ogni trasformazione può apparire come un ostacolo, ma l’automazione della contabilità fornitori è molto più facile di quanto si possa pensare. Oggi esistono molte soluzioni automatizzate che sono ideali per il mercato delle medie aziende e che possono essere configurate e rese operative in poche settimane. Preconfigurate e personalizzate per le singole esigenze, queste piattaforme si integrano perfettamente con i sistemi esistenti e non richiedono conoscenze specialistiche per essere utilizzate.