Sei vantaggi dell'automazione della contabilità fornitori
Molti uffici contabilità fornitori (AP) si affidano ancora a processi manuali, spesso inefficienti e dispendiosi in termini di tempo. Questo comporta frequenti mancati pagamenti o ritardi ed errori nell'elaborazione delle fatture, con possibili conseguenze economiche per l'azienda che potrebbero danneggiare le relazioni con i clienti e incidere sui profitti.
L'automazione della contabilità fornitori rappresenta quindi uno step necessario per i dipartimenti finanziari. Un approccio completo e integrato può migliorare l'efficienza e i flussi di cassa.
Il costo dell'elaborazione manuale di una fattura è di 9 €.
Con l'automazione, il costo è di 3 €
#1 Risparmio di tempo e denaro
Per i team della contabilità fornitori (AP) il tempo è denaro. L'inserimento delle note spese, l'elaborazione delle fatture e la creazione di report relativi a profitti e perdite richiedono molte attività manuali e possono creare ritardi nei pagamenti e penali, danneggiando così il rating creditizio. Altre inefficienze e colli di bottiglia dipendono poi dal tempo impiegato nella ricerca di copie cartacee dei documenti o nel tracciamento delle fatture nel flusso di lavoro.
L'automazione elimina processi manuali costosi e dispendiosi in termini di tempo grazie a un sistema di archiviazione elettronica sicura. Le fatture di qualunque formato vengono acquisite in automatico, archiviate in un repository centralizzato e ricercabile e inoltrate per l'approvazione sulla base di flussi di lavoro predefiniti. Semplificando le attività, il dipartimento finanziario può assumere un ruolo più strategico e collaborare con il management per ottimizzare i risultati aziendali.
#2 Rafforzare le relazioni con i fornitori
Velocità, accuratezza e affidabilità dei processi di contabilità possono migliorare le relazioni con i fornitori. Pagamenti mancati o ritardi, errori nelle fatture, fatture duplicate o altre problematiche legate al pagamento possono invece danneggiare i rapporti con i fornitori esistenti e la reputazione della vostra azienda nei confronti di fornitori potenziali.
L'automazione della contabilità fornitori velocizza i cicli di pagamento, aumentando il potere contrattuale della tua azienda nella negoziazione di sconti o di condizioni di pagamento più favorevoli. L’eliminazione dei ritardi nei pagamenti e degli errori di fatturazione migliora la fidelizzazione dei fornitori e consente di sviluppare relazioni più proficue.
#3 Migliorare l'accuratezza
Gli errori nella contabilità fornitori possono essere costosi e richiedono tempo per essere risolti. L'inserimento manuale dei dati e la gestione cartacea delle fatture comportano spesso imprecisioni, ritardi nelle risposte e mancanza di visibilità. Occorre invece una chiara e accurata visione d'insieme per evitare pagamenti mancati, duplicati o comunque elaborati in modo errato.
L'automazione della contabilità fornitori gestisce anche le attività di verifica e segnala eventuali discrepanze, come ad esempio duplicazioni o fatture non corrette, facilitando così l'identificazione e la risoluzione delle problematiche prima che vi sia un impatto sui processi. Grazie a un archivio centralizzato e ricercabile e a una visione d'insieme del processo di audit trail, il team può verificare quando una fattura è stata registrata, dove si trova e chi è stata l’ultima persona ad accedervi. In questo modo si riducono notevolmente i tempi di verifica e si elimina la maggior parte delle richieste di informazioni, perché dipendenti, contabilità e fornitori hanno accesso allo stato delle fatture e dei pagamenti in totale autonomia.
#4 Controllo del cash flow
Per controllare il flusso di cassa, è essenziale ottenere visibilità riguardo a come e dove avvengono le spese. Senza una chiara visione d'insieme, i costi potrebbero iniziare ad aumentare senza che la tua azienda se ne renda conto, oppure relazioni non redditizie con i fornitori potrebbero passare inosservate.
L'automazione consente di analizzare le spese in modo molto dettagliato, di monitorare le prestazioni dei fornitori e di verificare quanto da loro affermato sul ritorno sull’investimento (ROI). Un processo di cash flow efficiente e trasparente garantisce anche un servizio migliore ai fornitori, fornendo loro un portale self-service con accesso alle fatture, allo stato dei pagamenti e ad altre informazioni importanti.
#5 Migliorare la compliance e il rispetto delle normative
La capacità di tracciare ogni transazione commerciale e di mantenere al sicuro le informazioni riservate è vitale per i team della contabilità fornitori. I documenti cartacei rendono questo processo più difficile da gestire e mettono a rischio la sicurezza di informazioni potenzialmente sensibili.
L'automazione garantisce documentazione completa e adeguata per tutte le transazioni aziendali, consentendo di seguire un preciso audit trail per la rendicontazione. Non solo le registrazioni contabili del periodo in esame, ma anche e-mail, lettere o contratti collegati a tali registrazioni possono essere presentati istantaneamente alle autorità fiscali o a revisori esterni.
Un sistema di sicurezza basato su diritti di accesso protegge da utilizzi non autorizzati e da manipolazioni, la crittografia a più livelli assicura che le informazioni rimangano integre e riservate. Inoltre, eventuali modifiche alle normative attivano in automatico gli aggiornamenti del software nel cloud, per garantire un costante rispetto dei requisiti normativi.
#6 Implementazione rapida. Valore immediato.
Ogni trasformazione può apparire come un ostacolo, ma l’automazione della contabilità fornitori è molto più facile di quanto si possa pensare. Oggi esistono molte soluzioni automatizzate che sono ideali per il mercato delle medie aziende e che possono essere configurate e rese operative in poche settimane. Preconfigurate e personalizzate per le singole esigenze, queste piattaforme si integrano perfettamente con i sistemi esistenti e non richiedono conoscenze specialistiche per essere utilizzate.