Le piccole imprese possono ottenere maggiore flessibilità e sicurezza con un nuovo approccio alla stampa
Favorisci l’agilità e una trasformazione digitale vincente.
Per una piccola impresa è importante che la tecnologia in cui si investe sia davvero efficace. Ricercare la soluzione più adatta rischia però di distogliere l'attenzione dalla vera priorità: far crescere il business.
In questo contesto quindi è comprensibile che l'obiettivo principale spesso possa essere semplicemente cercare un dispositivo che funzioni, ossia che stampi, esegua scansioni e faccia delle copie. Ma questo aggiunge davvero valore alla tua attività? E se potessi disporre di una soluzione che sia in grado di garantire anche maggiore flessibilità e flussi semplificati basati su documenti digitali, senza dover sostenere ingenti costi iniziali?
Un nuovo approccio alla stampa consente alle aziende di ottimizzare processi e flussi di lavoro, contribuendo a migliorare la produttività, aumentare la flessibilità, rafforzare la sicurezza e ridurre i costi. Il contratto di tipo “gestito” si adatta alle sfide che le piccole imprese devono affrontare per quanto riguarda tempo e risorse, assicurando costi ben definiti e un'assistenza solitamente accessibile solo alle organizzazioni più grandi.
Cosa sono le soluzioni di stampa gestita?
Come tutte le tecnologie presenti nella tua azienda, i dispositivi di stampa comportano delle attività di gestione. È necessario prevedere qualcuno che li installi, ricercare un servizio di assistenza in caso di malfunzionamenti e acquistare carta, toner e altri materiali di consumo in tempo utile prima che finiscano. Con un servizio gestito, la configurazione delle impostazioni di stampa avviene da remoto, l’ordine del toner viene attivato in automatico e da remoto si interviene con un supporto intelligente e mirato. Il fornitore svolge tutto il lavoro al posto tuo, prevedendo tutto in un contratto di noleggio o leasing. Questo è ciò che chiamiamo “stampa gestita”: significa non rimanere più senza toner a metà della stampa di un documento importante, non affidare più la manutenzione a qualche dipendente che in azienda può essere impiegato in attività a maggior valore e, naturalmente, avere un migliore controllo sui costi.
Alcune soluzioni vanno anche oltre: possono supportare la trasformazione digitale della tua azienda semplificando i processi di scansione dei documenti o automatizzando le attività di routine, contribuendo ad alleggerire il carico di lavoro dei dipendenti. Inoltre, la migrazione della stampa nel cloud fa sì che i documenti siano sempre accessibili ovunque e in modo sicuro.
1. Le soluzioni di stampa gestita consentono di risparmiare tempo
Le ore della giornata sembrano non bastare mai. La stampa gestita è la scelta ideale per le piccole imprese poiché consente di risparmiare tempo da dedicare ad attività più importanti.
Per quanto riguarda l’installazione e la configurazione, ogni aspetto è gestito da personale esperto che verrà nella tua azienda per connettere il dispositivo al cloud e ai tuoi sistemi. Non dovrai più rivolgerti a fornitori esterni o a call center per le operazioni di manutenzione ordinaria, ma potrai contare sul supporto tempestivo degli esperti Ricoh ogni volta che sarà necessario. Avrai a disposizione anche un servizio di supporto da remoto e un reporting intelligente, che fornisce informazioni dettagliate su come vengono utilizzati i tuoi dispositivi in modo da poter riorganizzare le risorse in base alle tue esigenze. E puoi scegliere di aggiungere l’ordine automatico di toner, carta e materiali di consumo al tuo contratto, così non rimarrai mai più senza.
2. Migrazione in cloud dei documenti scansionati
Le soluzioni di stampa gestita contribuiscono a rendere la tua azienda a prova di futuro, digitalizzando i documenti e automatizzando i processi per migliorare la flessibilità, favorire nuove modalità di lavoro e risparmiare tempo e denaro. Grazie all’accesso alle applicazioni e ai dispositivi connessi in cloud, i documenti possono essere digitalizzati alla fonte, rendendo le informazioni più accessibili e pronte per la collaborazione. La scansione OCR “legge” i tuoi documenti, che diventano modificabili, ricercabili e più facili da archiviare e condividere grazie alle loro dimensioni ridotte, semplificando in questo modo i flussi di lavoro.
Le applicazioni software consentono inoltre di impostare flussi di lavoro automatizzati, come l'invio automatico di tutte le fatture fisiche a una cartella di contabilità fornitori dedicata o l'archiviazione dei documenti di offerta in una cartella nel cloud, solo per citare alcuni esempi. Una volta implementati, questi flussi di lavoro possono essere sviluppati e migliorati per semplificare ulteriormente i processi ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività di maggior valore. Con la stampa gestita è possibile collaborare senza problemi da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo, mantenendo la sicurezza più assoluta.
3. Maggiore sicurezza
La maggior parte delle piccole imprese non è consapevole del rischio che le periferiche non protette possono comportare per la sicurezza. Poiché sono collegate a reti (e utilizzate per gestire dati sensibili) spesso rappresentano un punto di accesso per gli hacker. Ricoh offre funzionalità integrate per rafforzare la sicurezza, proteggere l’infrastruttura, garantire la tutela dei dati e semplificare la conformità. L’utilizzo degli hardware e dei software più recenti assicura la massima tranquillità. Inoltre il supporto remoto e la manutenzione intelligenti fanno sì che i dispositivi siano sempre aggiornati, limitando significativamente le possibilità di attacchi informatici.
4. Riduzione e controllo dei costi
L'acquisto di dispositivi di stampa può rappresentare un investimento iniziale costoso. Ma questa tecnologia è ormai strategica per la maggior parte delle piccole imprese. Grazie alla possibilità di noleggiare i dispositivi anziché acquistarli, è possibile ammortizzare i costi. Questa opportunità rende i costi totalmente prevedibili, con il vantaggio di poter rinnovare o sostituire il dispositivo alla scadenza del contratto. Si tratta anche di una scelta flessibile, che può adattarsi quando le esigenze di stampa del tuo ufficio cambiano. Con la stampa gestita non hai l’onere di una risorsa né il vincolo di un costo fisso e pagato in un'unica volta.
Cosa rende le soluzioni di stampa gestita di Ricoh la scelta migliore per le piccole imprese?
Le soluzioni di Ricoh per le piccole imprese sono state progettate per rispondere alle sfide del mercato. Sappiamo bene che il tempo è una risorsa limitata, che la tecnologia è un investimento strategico, che i costi vanno tenuti sotto controllo e che la qualità dei dispositivi è essenziale per far crescere la tua attività. Ecco perché le nostre soluzioni contribuiscono ad aumentare la produttività, favorire la collaborazione e rafforzare la sicurezza. Grazie a Ricoh puoi cogliere tutti i vantaggi di un partner tecnologico competente e di un pratico pacchetto conveniente. In qualità di fornitore di servizi digitali, vogliamo che la tua azienda possa ottenere di più, supportare in modo sicuro i dipendenti e gestire le attività in modo più agile e produttivo.
Harald List
Director EMEA Product & Services Management, Ricoh Europe