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L’ufficio del futuro: in che modo le tecnologie stanno modificando l'employee experience

L’ufficio del futuro: in che modo le tecnologie stanno modificando l'employee experience

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Puntare su ambienti di lavoro dinamici e flessibili per rimanere competitivi

Nuove modalità di lavoro richiedono nuovi modi di progettare il workplace. Le persone hanno sempre più necessità di spazi dinamici e flessibili a supporto dell’hybrid working. Gli ambienti tradizionali oggi non sono più in grado di soddisfare le esigenze di incontrarsi, socializzare e collaborare. 
 
Con l'ingresso sul mercato del lavoro di una nuova generazione che non ha mai conosciuto un mondo senza Internet, le aziende che non riescono a innovare le modalità di lavoro faticano ad attrarre e trattenere i talenti, perdendo così opportunità rispetto ai concorrenti che sono invece in grado di farlo.
The future workplace

Poco meno di due terzi dei dipendenti intervistati (64%) dichiarano che lavorerebbero più volentieri se avessero più tempo per svolgere attività creative.

Perché l’esperienza dei dipendenti è così importante

I vantaggi derivanti dall'offrire un'esperienza eccellente ai propri dipendenti vanno oltre la semplice creazione di ambienti di lavoro ottimali. Le ricerche dimostrano che la soddisfazione dei dipendenti ne aumenta la produttività di circa il 12%. I dipendenti soddisfatti sono anche più propensi a restare in azienda e contribuiscono ad attrarre i migliori talenti. 
 
Progettare un ambiente di lavoro che risponda alle esigenze dei dipendenti permette a questi di diventare la più grande risorsa aziendale per il raggiungimento di una crescita strategica e misurabile.

Creare spazi flessibili a supporto del lavoro ibrido

Oggi il lavoro si svolge ovunque: a casa, in treno, in ufficio. La sfida per il management consiste nel progettare un workplace che offra il meglio dell'ufficio fisico e lo integri con il meglio del lavoro da remoto.
 
I team vogliono poter prenotare una scrivania o una sala riunioni con flessibilità, o visualizzare le riunioni imminenti in modo semplice e veloce, sia che si trovino in ufficio sia che lavorino da remoto. I vantaggi delle tecnologie che abilitano questi attività sono duplici. 
 
In primo luogo, consentono ai dipendenti di collaborare in modo migliore e di essere più produttivi quando si trovano in ufficio. In secondo luogo, forniscono al management una visione chiara riguardo dove i dipendenti lavorano - da casa, in ufficio, in postazioni condivise, in una sala meeting - e questo consente di adattare meglio l'ambiente di lavoro alle loro reali esigenze quotidiane. Interconnettendo e allineando l'intera organizzazione, è possibile eliminare le difficoltà legate a team troppo dispersi e creare un ambiente di lavoro dinamico, capace di supportare l'hybrid working.
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Semplificare le attività quotidiane

Un lavoratore utilizza in media 9,4 applicazioni diverse per il proprio lavoro quotidiano. Passare da un'applicazione all'altra per prenotare sale riunioni, organizzare l'arrivo di un visitatore oppure orientarsi nell'edificio rallenta la produttività. Invece di semplificare la vita lavorativa, ovvero lo scopo per cui sono state progettate, queste soluzioni spesso rendono più stressante effettuare le attività. 
 
I dipendenti vogliono applicazioni efficienti e facili da usare, che si interfaccino perfettamente con gli strumenti già esistenti. Integrando le tecnologie utilizzate quotidianamente, dalla posta elettronica alla messaggistica istantanea, fino alla prenotazione di scrivanie e sale riunioni, l'ambiente di lavoro digitale abbatte le barriere della comunicazione. Un unico strumento di facile utilizzo permette così di prenotare una sala riunioni o una scrivania mentre ci si reca in ufficio, di visualizzare le planimetrie con la disponibilità degli spazi in tempo reale o di prenotare un check-in per i visitatori semplificato grazie alla scansione di un codice QR. La gestione quotidiana dell'ufficio diventa davvero semplice ed efficiente.

Ottimizzare gli spazi in ufficio

In media un ambiente di lavoro viene utilizzato solo al 35-50% del suo potenziale. Se non si conoscono in dettaglio gli spazi dell'ufficio e come essi vengono realmente usati, è impossibile sapere se si stanno prendendo le decisioni corrette per ottenere il ROI atteso. 
 
Le tecnologie IoT consentono di ottenere informazioni complete. Così è possibile risparmiare sui costi, ad esempio ottimizzando eventuali spazi sottoutilizzati, oppure ridurre i costi delle utenze o della manutenzione o, ancora, migliorare la collaborazione modificando modalità di lavoro inefficienti. Monitorare i dati delle prenotazioni rispetto all'uso effettivo consente inoltre di capire come vengono gestiti gli spazi, per poter poi intraprendere azioni volte ad ottenere il massimo dai diversi ambienti in azienda.

Fonti


Nathan Thomas

Nathan Thomas

Head of Product, RDx Ricoh Europe

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