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In che modo le soluzioni IT possono rispondere alle esigenze dei dipendenti che si recano in ufficio una volta al mese e di coloro che invece lavorano in presenza cinque giorni alla settimana?

In che modo l'IT diventa protagonista dell'experience nel workplace?

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Recenti ricerche indicano che in media una persona si reca in ufficio solo 2,5 giorni alla settimana.

Prima della rivoluzione industriale, il lavoro si svolgeva spesso all'interno o nei pressi delle case, come ad esempio facevano i fabbri e le sarte. Ma le fabbriche e i nuovi macchinari hanno portato le persone a lavorare in un unico luogo, un centro di innovazione.
 
Due secoli dopo, la pandemia si è rivelata un punto di svolta altrettanto significativo per le modalità lavorative. Questo avvenimento è ormai alle spalle, ma recenti ricerche evidenziano che oggi in media una persona si reca in ufficio solo 2,5 giorni alla settimana.
 
Mentre i manager si interrogano su come gestire al meglio i nuovi modelli di lavoro, i responsabili IT - dietro le quinte - sono silenziosamente impegnati per mantenere l'experience dei dipendenti ottimale e omogenea per tutti. Ma come può l'IT rispondere alle esigenze sia di chi si reca in ufficio poche volte al mese sia di chi lavora in presenza cinque giorni alla settimana?
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L'86% dei dipendenti cita la mancanza di collaborazione o l'inefficacia della comunicazione come le principali cause degli insuccessi negli ambienti di lavoro

Gli Uffici HR e Facility potrebbero apparire molto lontani dalle problematiche IT, ma la realtà è che tutti lavorano per raggiungere lo stesso obiettivo: supportare i dipendenti e ottimizzare la loro esperienza lavorativa. Tuttavia, questi reparti spesso non comunicano e non collaborano.
 
Ad esempio, capita frequentemente che HR, Facility e IT presentino separatamente i propri progetti di modernizzazione degli ambienti di lavoro. Questo, oltre a creare tensioni tra gli uffici, che si contendono i budget, può anche causare problemi per i dipendenti al momento dell'implementazione o dell'integrazione con altri sistemi. Infatti, una recente ricerca evidenzia che l'86% dei dipendenti cita la mancanza di collaborazione o l'inefficacia della comunicazione come le principali cause di insuccesso della trasformazione degli ambienti di lavoro.
 
Per massimizzare il risultato di qualsiasi strategia che riguardi l'experience dei dipendenti, i vari dipartimenti aziendali devono eliminare le barriere esistenti e collaborare a qualunque proposta destinata ad avere un impatto sugli ambienti di lavoro, fin dal suo avvio.

L'agilità è un fattore irrinunciabile nell'era del lavoro ibrido

La capacità di supportare la collaborazione in tempo reale, sia in presenza sia virtualmente, è ormai data per scontata. Anche le cose più semplici, come garantire che i dipendenti possano prenotare una scrivania o annullare la prenotazione all'ultimo minuto, riservare il parcheggio con un'app e orientarsi nell'edificio, possono diventare ostacoli che dissuadono i dipendenti dal lavorare in ufficio in quanto l'experience non è ottimale. 
 
In sintesi, è necessario disporre delle tecnologie adeguate per consentire a tutti di svolgere il proprio lavoro, in modo rapido, efficiente ed efficace, ovunque ci si trovi. E le tecnologie devono essere messe a disposizione di tutti, per garantire che chi lavora da casa non sia svantaggiato rispetto chi lavora in ufficio.
 
Inoltre, le aziende non devono pensare alla digitalizzazione come a un obiettivo fine a se stesso. Se un processo è inefficiente, continuerà a esserlo anche se digitalizzato. L'obiettivo principale è garantire che i miglioramenti siano incentrati sulle esigenze dei dipendenti. Dover utilizzare differenti applicazioni per prenotare una scrivania, per riservare una sala riunioni e per registrare un ospite non potrà che generare insoddisfazione.
 
I responsabili IT devono piuttosto trovare soluzioni che garantiscano un'esperienza di lavoro fluida e agile. Ad esempio, le piattaforme di ottimizzazione dell'ambiente di lavoro realmente integrate, come RICOH Spaces, forniscono ai dipendenti un portfolio completo di strumenti per la gestione delle postazioni, dei visitatori, delle sale riunioni e delle richieste di supporto, tutto in un'unica applicazione. Queste tecnologie rendono l'ambiente di lavoro perfettamente fruibile e assicurano un'experience ai massimi livelli.
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Utilizzare i dati e i feedback per progettare l'ambiente di lavoro

Adottare un approccio all'experience incentrato sulle persone è fondamentale. Se però non conosciamo il modo in cui i dipendenti utilizzano l'ambiente di lavoro, qualsiasi strategia per migliorarlo risulterà inefficace. D'altra parte la raccolta di questi dati non deve essere un processo difficolto. In quest'ottica le piattaforme tecnologiche integrate possono aiutare le aziende a capire quali sono le sale riunioni e le postazioni più utilizzate, a valutare la frequenza con cui i dipendenti si recano in ufficio o a capire se occorrono altri spazi di collaborazione per soddisfare le esigenze dei lavoratori. Con una piattaforma integrata come RICOH SPACES, i responsabili aziendali possono comprendere al meglio il comportamento dei dipendenti e adattare di conseguenza le strutture e i servizi. Questi strumenti possono anche prevedere le tendenze, come ad esempio i giorni di maggiore affluenza in ufficio, per individuare l'esigenza di soluzioni alternative. Progettando ambienti di lavoro su misura per i bisogni dei dipendenti, le aziende massimizzano la produttività, favorendo la crescita e la capacità di attrare e fidelizzare i talenti.

Uno sguardo al futuro

In definitiva, il ruolo dell'IT nel creare un'esperienza di lavoro fluida ed integrata è più importante che mai. A tal fine, i responsabili IT devono superare gli ostacoli alla comunicazione interna e collaborare attivamente con gli altri reparti. 
 
Tutte le soluzioni introdotte devono essere incentrate sulle esigenze degli individui. In poche parole, per essere efficaci le proposte per ottimizzare l'esperienza nell'ambiente di lavoro devono essere sviluppate tenendo conto dei dipendenti, ovunque essi si trovino a lavorare.
 
Infatti, come dimostra la storia, il ruolo dell'ufficio fisico è in continua trasformazione. Per poter migliorare efficacemente l'esperienza delle persone, quindi, i responsabili IT devono implementare soluzioni agili, collaborativi e basate sui dati. RICOH Spaces è la piattaforma tecnologica perfetta per questo scopo. E anche per garantire che l'IT mantenga il proprio ruolo di protagonista del cambiamento.
Nathan Thomas

Nathan Thomas

Head of Product, RDx Ricoh Europe

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