Come far combaciare i pezzi del ‘puzzle’ documentale?

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Come far combaciare i pezzi del ‘puzzle’ documentale?

Molte imprese europee non stanno sviluppando strategie documentali efficaci e il ‘puzzle’ è tuttora incompleto. Questo è quanto emerge da una ricerca condotta da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh.

La ricerca “Ricoh Document Governance Index 2012”, elaborata da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh, è stata realizzata conducendo 1.075 interviste ad alti dirigenti (C-Class), direttori e altri dipendenti di aziende di tutta Europa. Lo studio offre una prospettiva sulle modalità con cui i processi documentali critici per le aziende vengono gestiti in tutta Europa anche mediante confronti con precedenti Index di Ricoh: Ricoh Document Governance Index 2009 e Ricoh Process Efficiency Index 2011.

Tre anni fa, il Document Governance Index del 2009 riportava che il 39% delle aziende aveva già implementato una strategia per la gestione dei processi documentali critici e un ulteriore 14% aveva affermato di avere intenzione di implementarla a breve. Ponendo la stessa domanda nel 2012 è risultato che solo il 43% del campione dispone di una strategia, con un incremento pari a solo il 4%, mentre il 33% ha dichiarato di avere una strategia in corso di definizione. Questi risultati indicano che la maggior parte delle aziende non è riuscita ad applicare i piani che stava mettendo a punto nel 2009, molto probabilmente a causa della complessità dei fattori esterni, quali ad esempio il fenomeno dei Big Data, che sono nel frattempo subentrati.

Le aziende del campione hanno affermato di non essere ancora riuscite a garantire che i processi documentali siano sicuri, ecosostenibili ed efficienti. Addirittura quasi un quarto degli intervistati ha affermato che oggi tali aspetti sono peggiorati rispetto al 2009.

Le conseguenze delle situazione descritta si ripercuotono in quattro aree:
1. La reputazione aziendale: metà delle aziende europee è esposta a un rischio di non conformità e di perdita di dati e quasi un quarto ritiene che il livello di sicurezza dei propri dati sia diminuito rispetto al 2009.
2. La gestione delle informazioni aziendali: solo un terzo del campione ritiene che quello della ‘condivisione delle informazioni’ sia un problema superato e per quasi un quarto la situazione è addirittura peggiorata nel corso degli ultimi tre anni.
3. La sostenibilità ambientale: solo il 39% dei responsabili aziendali in Europa pensa di aver superato la sfida della sostenibilità ambientale relativamente ai processi documentali e per il 22% questo è un problema che nel corso degli ultimi tre anni si è addirittura aggravato.
4. I costi: solo il 38% delle aziende ha reso i processi documentali efficaci dal punto di vista economico e quasi un quarto afferma che nel corso degli ultimi tre anni questo aspetto è peggiorato.

Per risolvere il ‘puzzle’ della gestione documentale le aziende devono riuscire a garantire che nessuna delle aree descritte venga ignorata oppure sostituita da altre priorità. Solo un approccio strategico e strutturato verso i processi documentali critici potrà assicurare che tutti gli ambiti indicati vengano gestiti in modo efficace. Un vero cambiamento si può raggiungere solamente con una visione completa sui flussi di lavoro, sulle tecnologie e sui dipendenti, e dovrebbe attuarsi con un processo continuo di revisione e miglioramento.

Immagine Coleman - puzzle documentale

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