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Managed Document Solutions

In un mercato competitivo la capacità di accesso e distribuzione delle informazioni è fondamentale per il successo di una azienda. I Managed Document Services di Ricoh offrono soluzioni personalizzate per ottimizzare i processi documentali e rendere disponibili le informazioni quando sono necessarie.

Il servizio offerto da Ricoh risponde a tre esigenze primarie della gestione documentale:

  • La creazione di informazioni
  • La circolazione delle informazioni all’interno dell’azienda
  • L’elaborazione delle informazioni per generare valore aggiunto


Ciascuna soluzione dei Managed Document Services è modellata in base alle esigenze del cliente, dei suoi obiettivi e del suo metodo di lavoro.

Lavorando a stretto contatto con il cliente, Ricoh applica un rigoroso metodo di analisi per definire la soluzione più adatta.

  • Per prima cosa viene valutato come l'azienda cliente accede, utilizza e archivia le informazioni in formato cartaceo e digitale. Viene effettuata un'analisi dell'infrastruttura e dei dispositivi aziendali installati, nonché del tipo di informazioni gestite
  • Viene quindi analizzato come ottimizzare l'infrastruttura per rendere facilmente accessibili le informazioni
  • Successivamente vengono esaminati i processi di lavoro: cosa viene stampato e perché
  • Acquisite queste informazioni è possibile definire quali tecnologie sono più adatte per aumentare la produttività ed eliminare gli sprechi
  • Nel corso dell’intero processo viene valutato come i dipendenti rispondono ai cambiamenti e, se necessario, vengono adottate le misure più adatte
  • Vengono definiti anche i requisiti relativi alla conformità e alla sicurezza delle informazioni e, in collaborazione con il cliente, vengono posti in essere miglioramenti costanti per adeguare i sistemi alla crescita e alla trasformazione dell'azienda


Ricoh può anche porsi come intermediario tra l'azienda cliente ed eventuali altri fornitori di servizi all'interno dell’infrastruttura di gestione documentale: in questo modo è possibile semplificare i processi, ottimizzare i costi e ridurre le spese di gestione.


Caratteristiche e vantaggi principali

I servizi di gestione documentale sono studiati per ottimizzare l'utilizzo delle informazioni e permettono di:

Aumentare la soddisfazione dei clienti grazie a tempi di risposta più rapidi
I clienti si aspettano e si meritano un servizio efficiente e competente. La semplificazione dei processi documentali permette di offrire un servizio più efficiente e soluzioni personalizzate che aumentano la soddisfazione e la fidelizzazione.

Ottenere valore aggiunto dalle informazioni
Le soluzioni Ricoh sono pensate per facilitare la circolazione delle informazioni all’interno di una azienda. Poter adattare, ricercare, trasferire e riutilizzare le informazioni significa rendere più competitiva la propria azienda.

Migliorare la produttività e ridurre gli sprechi
Una tecnologia adeguata ai metodi di lavoro permette di migliorare le prestazioni e la produttività. Ricoh aiuta le aziende a ridurre i costi dei processi: individuando le inefficienze e analizzando l'utilizzo delle risorse si possono eliminare gli sprechi di tempo e di materiale e migliorare il ritorno dell'investimento.


Casi di successo

Ecco un esempio di come i Managed Document Services di Ricoh possono essere personalizzati in base ai diversi scenari:

Gestione dei costi di stampa

In tutti i settori le aziende stanno cercando di ridurre i costi di back-office senza compromettere la qualità dei servizi o la soddisfazione dei clienti.

Le soluzioni personalizzate offerte da Ricoh consentono di ottimizzare i volumi e i costi di stampa. Ogni soluzione è basata su un'analisi dei volumi complessivi, del rapporto utenti-dispositivi, dei flussi di lavoro e delle applicazioni utilizzate.

Acquisite tali informazioni, Ricoh collabora con il cliente per sviluppare una soluzione che permetta di:

  • Indirizzare i lavori al dispositivo di stampa più conveniente
  • Controllare gli accessi e ridurre gli sprechi
  • Monitorare l'utilizzo delle risorse e i relativi costi
  • Centralizzare l'attività di reporting
  • Gestire l’infrastruttura tecnologica

Gestione multi-vendor

Ricoh si pone come unico punto di contatto per le soluzioni documentali anche di fornitori diversi da Ricoh: ciò permette al cliente di ridurre i tempi e il lavoro necessario per gestire le esigenze IT.

Ricoh monitora le attività quotidiane e la conformità agli SLA (livelli di servizio) concordati. Le aziende possono quindi contare su livelli di assistenza elevati e costanti. Riducendo il numero dei fornitori è possibile ottimizzare i servizi e ridurre i costi.



Casi di successo

  • Maastricht University

    Maastricht University

    DocuLounge di Ricoh aumenta di più del 20% il livello di soddisfazione degli studenti dell’Università di Maastricht

  • USP & QUIRON Hospital Group

    Gruppo ospedaliero USP & QUIRON

    Il passaggio a un sistema digitale di cartelle cliniche ha permesso di migliorare la qualità dell'assistenza ai pazienti.

  • doxa

    Doxa

    In oltre 60 anni di attività Doxa ha raggiunto una posizione di leadership nell’ambito delle ricerche di mercato. Ha scelto Ricoh per soddisfare l’esigenza di uniformare e ottimizzare le tecnologie per la gestione documentale.

Servizi correlati

  • Invoicing Services

    Servizi di fatturazione

    Ottimizzare le procedure contabili e passare alla fatturazione digitale rispettando le tempistiche dell'azienda, dei suoi clienti e dei suoi fornitori.

  • Expense management 2

    Gestione delle note spese

    Rivoluzionare la gestione delle note spese con la rapidità e la precisione dell'elaborazione digitale