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Gestione delle note spese

La soluzione Ricoh per la gestione delle note spese permette di ridurre i tempi di amministrazione e i costi di archiviazione e di stampa offrendo un'alternativa rapida e conveniente ai laboriosi processi manuali.

I documenti vengono acquisiti e indicizzati tramite un dispositivo multifunzione: possono quindi essere cercati e recuperati in modo semplice e veloce nell'archivio centrale. I processi di pagamento vengono tracciati e i flussi di approvazione vengono automatizzati. La soluzione Ricoh consente un accesso da remoto all'archivio per consultare e approvare le spese da qualsiasi postazione di lavoro.


Caratteristiche e vantaggi principali

La soluzione Ricoh per la gestione delle note spese consente di velocizzare il lavoro e ridurre i costi grazie all'elaborazione elettronica delle spese.

La soluzione consente di:

Ridurre i tempi e i costi amministrativi

  • Acquisizione automatica dei documenti e inoltro a un archivio digitale protetto per semplificare le attività di ricerca e velocizzare l'elaborazione delle note spese
  • Acquisizione di metadati e lettura dei codici a barre automatizzate mediante il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l'utilizzo di dispositivi multifunzione
  • Integrazione con il workflow digitale di ricevute cartacee, rendiconti e moduli elettronici per velocizzare i processi di pagamento

Migliorare i processi

  • Tracciabilità costante, promemoria e stato delle note spese per velocizzare i processi. Gli amministratori possono monitorare e gestire le approvazioni in formato elettronico
  • Accesso immediato ai documenti anche per l'approvazione da remoto. I documenti possono essere facilmente trasferiti da una cartella elettronica ad un'altra

Agevolare la conformità

  • Accesso protetto e percorsi di verifica chiari e precisi ottimizzano i sistemi di conformità legale, di corretta classificazione fiscale, di allocazione e tracciabilità del budget

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