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Document Governance

Per le aziende di ogni dimensione, dalle piccole realtà locali alle multinazionali in continua espansione, la gestione dei documenti genera un impatto diretto sull'efficienza.

Le soluzioni Ricoh per la Document Governance consentono di gestire e monitorare l'ambiente documentale grazie una suite integrata e scalabile di applicazioni e strumenti per semplificare i flussi delle informazioni.

Oltre a soddisfare gli obiettivi di sicurezza, sostenibilità e conformità, la soluzione ha permesso ai clienti Ricoh di ridurre anche del 40% i costi operativi.

La Document Governance migliora i processi documentali perchè consente di:

  • Monitorare l'uso dei dispositivi
  • Gestire gli accessi e le attività di stampa con autenticazione e impostazione di quote di stampa
  • Migliorare la sicurezza con efficaci sistemi di autenticazione
  • Soddisfare i requisiti di conformità grazie ad un accurato reporting
  • Aumentare l'efficienza convertendo i documenti cartacei in formato digitale per una più rapida distribuzione
  • Garantire maggiore produttività con flussi di lavoro personalizzati

L'interfaccia utente intuitiva, inoltre, semplifica la gestione di processi e dispositivi di rete.


Caratteristiche e vantaggi principali

La Document Governance di Ricoh è un servizio scalabile che può essere adattato ad ogni ambiente. Ricoh offre assistenza in ogni fase e aiuta a monitorare e aggiornare i processi per adeguarli alla crescita dell'azienda.

Le soluzioni integrate consentono di:

  • Ottimizzare il procurement con una suite di applicazioni all-in-one gestite da un unico fornitore
  • Ottimizzare l'uso dei dispositivi selezionando le corrette impostazioni e l'assegnazione di quote di stampa agli utenti
  • Ridurre i costi operativi e velocizzare il lavoro semplificando la gestione, il monitoraggio e il controllo da parte degli amministratori IT
  • Incrementare l'efficienza del personale grazie a un'interfaccia utente unificata
  • Migliorare i processi
  • Semplificare la scansione e la distribuzione digitale dei documenti per migliorare i flussi di lavoro
  • Velocizzare l'accesso alle informazioni per aumentare l'efficienza, la collaborazione e la produttività dei dipendenti
  • Proteggere i documenti da accessi non autorizzati limitando la stampa ai soli proprietari del documento
  • Far confluire i documenti cartacei sensibili in flussi di lavoro digitali protetti 
  • Realizzare processi documentati effcienti
  • Monitorare con precisione i documenti per dimostrare la conformità alle norme di legge
  • Tracciare il registro lavori per verifiche di qualità

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