Archiviazione delle fatture ai clienti
In molte aziende le informazioni contenute nelle fatture inviate ai clienti derivano da diverse fonti e spesso chi si occupa di questa attività non ha una visione completa di tutti i dati.
La soluzione Ricoh per la gestione delle fatture permette di acquisire fatture cartacee in formato digitale. I file in digitale vengono quindi indicizzati ed archiviati in un database centralizzato: il personale dell'amministrazione così può accedere facilmente ai documenti e rispondere con maggior precisione ad eventuali domande dei clienti.
La soluzione è protetta e solo i dipendenti autorizzati hanno accesso a questo tipo di documenti.
- Caratteristiche e vantaggi principali
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La soluzione Ricoh per la gestione delle fatture centralizza l'archiviazione per agevolare l'accesso alle informazioni e rispondere con efficacia alle domande dei clienti.
Questo servizio consente di:
- Offrire ai clienti un servizio migliore perché le fatture sono archiviate con criteri precisi
- Ridurre i tempi di accesso e recupero grazie all'archivio digitale centralizzato
- Garantire la riservatezza tramite un sistema di accesso ai documenti basato sui ruoli
- Migliorare la conformità con check-in/check-out dei documenti e controllo della versione per garantire che vengano consultate le versioni più aggiornate dei documenti
- Rispettare processi di verifica trasparente per il reporting
- Aumentare la produttività permettendo di visualizzare i documenti da remoto e in mobilità