Grazie alla soluzione DocuWare di Ricoh, Gastaldi International gestisce documenti e processi da remoto

Quando è scoppiata l’emergenza Covid-19, la piattaforma DocuWare ha consentito all’azienda di vincere la sfida del remote working e di adottare rapidamente nuove modalità operative. 

Azienda italiana con oltre un secolo e mezzo di storia alle spalle, il Gruppo Gastaldi svolge attività che spaziano dalla logistica al turismo, alla gestione di proprietà immobiliari, sempre offrendo servizi su misura che rispondono alle specifiche esigenze dei clienti. All’interno del Gruppo, Gastaldi International si pone come fornitore di servizi e di consulenza in ambito gestione sinistri, rivolgendosi alle compagnie di assicurazioni e di riassicurazioni specializzate nel ramo trasporti e corpi navali. Alla sede principale di Genova si aggiungono uffici a Napoli e a Milano, per un totale di circa 30 dipendenti.

Il ruolo dell’IT e le sfide da vincere
“Alla base di tutte le nostre attività – spiega William Fielding, Managing Director di Gastaldi International – vi sono le informazioni che vengono raccolte sul campo e che vanno poi trattate e gestite. Le tecnologie sono ovviamente fondamentali sia nella fase di gestione che in quella successiva di analisi e di statistica. Per riuscire a rispondere rapidamente ai clienti e a fronteggiare nuovi contesti che si presentano, non possiamo dunque prescindere dall’innovazione IT. Quando è iniziata la pandemia sono nate esigenze legate al remote working e abbiamo dovuto rapidamente adottare nuove modalità operative”.

La soluzione
William Fielding precisa: “In realtà, utilizzavamo già un sistema documentale, ma eravamo piuttosto insoddisfatti. La situazione di emergenza ha funto da catalizzatore per il cambiamento. Confrontandoci con Ricoh, che era già nostro fornitore per i sistemi di stampa, abbiamo deciso di provare la piattaforma DocuWare che si è poi rivelata la scelta giusta anche grazie al fatto di essere basata sul cloud”.

Integrandosi direttamente con il database utilizzato per i sinistri, la soluzione DocuWare proposta da Ricoh consente una gestione completa dei processi documentali, dei workflow e dell’archiviazione, ponendosi come un repository di tutte le informazioni sui cui si basa il business di Gastaldi International. 

Tra i principali vantaggi: 

• Maggiore efficienza dei processi
• Possibilità di creare flussi di lavoro, workflow e profilazioni che velocizzano l’accesso, la gestione e l’approvazione dei documenti all’interno dell’azienda
• Migliore collaborazione tra i vari reparti
• Riduzione dei volumi cartacei
• Sicurezza delle informazioni e compliance normativa
• Riduzione dei carichi di lavoro per il reparto IT

“Nessuno ha nostalgia del passato e del vecchio modo di fare le cose”, dice William Fielding. “Infatti, tutti hanno capito che, grazie a questa soluzione, possono risparmiare tempo e gestire le attività in modo più rapido ed efficiente. Credo che presto saranno gli stessi utenti a suggerire nuovi possibili workflow da implementare all’interno della soluzione”.