Aeonvis sceglie la Digital Transformation proposta da Ricoh

Grazie alle soluzioni e ai servizi Ricoh, la società di consulenza migliora la Collaboration e la gestione delle sale riunioni rendendo l’ambiente di lavoro più efficiente e flessibile.

Presente in Italia con tre sedi (Milano, Torino e Padova), Aeonvis è una società di consulenza organizzativa e tecnologica che sviluppa e realizza programmi di cambiamento integrando processi, organizzazione, persone e tecnologie. Aeonvis guida le aziende nell’innovazione, ma prima di tutto è in grado di trasformare se stessa per perseguire obiettivi di efficienza e cavalcare l’onda dell’evoluzione digitale.

Collaborazione senza confini

Il trasferimento della sede di Milano presso un nuovo edificio è stata l’occasione per compiere un ulteriore passo avanti nella Digital Transformation. “Per farlo abbiamo scelto Ricoh”, spiega Stella Lerario, HR Specialist di Aeonvis. “La prima novità ha riguardato l’installazione di una lavagna interattiva nella sala riunioni principale. Prima utilizzavamo una lavagna a fogli mobili o, in alternativa, effettuavamo proiezioni sulla parete. Avevamo quindi necessità di uno strumento che, da un lato, rendesse le presentazioni verso i clienti più professionali e di qualità e, dall’altro, che ci consentisse di migliorare l’efficienza delle riunioni interne e delle attività di formazione, anche a distanza”.

Ricoh Interactive Whiteboard D7500 risponde a queste esigenze rendendo le presentazioni sono più interattive ed efficaci. Si pensi ad esempio alla possibilità di scrivere note sui documenti visualizzati per poi condividerli in tempo reale sui dispositivi mobili dei partecipanti alla riunione oppure di integrare la lavagna ad una soluzione per la videoconferenza, una funzionalità particolarmente utile per la formazione a distanza. “Le tecnologie – commenta Stella Lerario – ci aiutano ad essere più veloci e flessibili, due caratteristiche fondamentali per competere sul mercato di oggi”.

Migliorare l’utilizzo delle sale riunioni

Aeonvis ha deciso di rendere l’ambiente di lavoro ancora più efficiente e produttivo scegliendo un sistema di room booking basato sul cloud. Prima le prenotazioni venivano gestite manualmente per cui gli utenti comunicavano al reparto amministrativo, di persona o mediante mail, la richiesta per una sala. Serena Ettari, che si occupa dei servizi generali e IT, commenta: “Non avendo accesso immediato alle informazioni sulla disponibilità delle sale, per i dipendenti - in modo particolare per quelli che operano fuori sede - era difficile organizzare riunioni impreviste o controllare che una sala fosse realmente occupata. Ora è tutto più semplice. Gli utenti possono prenotare gli spazi mediante Google Calendar oppure tramite una app installata su smartphone o tablet”.

Di fronte ad ogni sala riunione è stata posizionata una segnaletica digitale che mostra i dettagli della disponibilità dello spazio. Prima di entrare in una sala prenotata, i dipendenti devono registrarsi sul display mediante pin. In questo modo viene registrato l’inizio di una riunione, per cui leggendo le informazioni sul display si capisce immediatamente che una sala prenotata non è stata poi effettivamente utilizzata ed è possibile procedere con una nuova prenotazione.

Un supporto costante 

“Al tool per la prenotazione si aggiunge un sistema per il monitoraggio dell’utilizzo degli spazi”, spiega Serena Ettari. “In questo modo raccogliamo le informazioni necessarie per migliorare ulteriormente questi aspetti e riceviamo alert in caso di malfunzionamento. Trattandosi di un sistema basato sul cloud, il fornitore interviene da remoto per risolvere le problematiche. Anche gli aggiornamenti e la manutenzione preventiva sono svolti direttamente dal nostro partner. Abbiamo scelto Ricoh proprio per la sua capacità di affiancarci in tutte le fasi del progetto, dalla consulenza per individuare le tecnologie più adatte, all’installazione dei sistemi al supporto costante per trovare soluzioni sempre nuove ad accompagnarci nel cammino verso l’innovazione”.

Il Case Study completo è disponibile qui.