Perchè una piattaforma per la workplace experience offre gli strumenti giusti ai dipendenti

Facility manager: ottimizzare la workplace experience di visitatori e dipendenti

I facility manager hanno spesso la responsabilità di gestire le attività correlate all'accoglienza di visitatori e di garantire loro un'esperienza ottimizzata nella sede aziendale. Nessuno vorrebbe far aspettare i visitatori alla reception o chiedere loro di compilare dei moduli infiniti prima di poter accedere agli uffici.

L'utilizzo di RICOH Spaces contribuisce ad eliminare queste inefficienze. Sarà possibile pianificare l'intera visita tramite la piattaforma, inviando inviti e questionari per verificare se i visitatori hanno esigenze di accessibilità facilitata o di parcheggio, oltre ai moduli elettronici che dovranno firmare. In base alle risposte dei visitatori, sarà possibile prenotare sale, richiedere apparecchiature audio video, prenotare catering e parcheggi.

Quando i visitatori arrivano, devono semplicemente digitare un codice PIN su un pannello digitale per avviare la stampa del badge di accesso e inviare un avviso alla persona che devono incontrare. La procedura è semplice e veloce, riduce i tempi di attesa alla reception e contribuisce a garantire che i visitatori abbiano un'immediata impressione positiva dell'azienda.

I facility manager potranno disporre di utili analisi dei dati sul workplace offerte da RICOH Spaces. Ad esempio, i sensori ambientali possono monitorare luce, temperatura, umidità e pressione atmosferica, per consentire costanti regolazioni dei sistemi di riscaldamento, ventilazione e illuminazione, al fine di migliorare i livelli di comfort e benessere. Analogamente, i dati sull'occupazione degli spazi in tempo reale sono essenziali per la gestione delle emergenze, ad esempio in caso di incidenti che richiedano un'immediata evacuazione.

HR: supportare modalità di hybrid working agili, produttive e collaborative

Per il team HR, le dashboard per l'analisi dei dati aiutano a monitorare l'efficacia delle politiche per l'hybrid working. Sarà possibile visualizzare dati sulla frequentazione dell'ufficio e decidere come rafforzare connessioni e cultura aziendale. Se i dipendenti lavorano raramente l'ufficio, si potranno organizzare eventi in sede per favorire la collaborazione. Per supportare i dipendenti con disabilità, si potranno evidenziare le sale con accesso per sedie a rotelle e l'accessibilità sulle planimetrie visualizzate dalla piattaforma. 

RICOH Spaces svolge un ruolo importante anche per le iniziative di recruitment e di talent management. Offrendo ai dipendenti l'accesso a soluzioni efficienti e user-friendly l'organizzazione si mostrerà come un'azienda innovatrice, riuscendo così ad attrarre i candidati di maggiore talento, soprattutto i nativi digitali più giovani.

Uncoded, una società di consulenza per il workplace, ha recentemente implementato RICOH Spaces nei propri uffici di Londra. Riguardo alla piattaforma, il Direttore Commerciale ha dichiarato: “La nostra azienda continua a crescere e la possibilità di offrire ai nostri dipendenti capacità tecnologiche così avanzate ci aiuterà ad attrarre e trattenere i migliori talenti".

Operations team: gestire il workspace con la massima efficienza

RICOH Spaces semplifica la vita anche all'operations team. Per cominciare, tutte le prenotazioni degli spazi sono gestite da un'unica piattaforma centralizzata: i dipendenti accedono tramite browser web o app per prenotare postazioni, sale riunioni, aree di collaborazione, armadietti, parcheggi e altro ancora. Così sarà possibile pianificare l'intera giornata prima di uscire di casa, senza perdere tempo per trovare gli spazi in ufficio. La società Evelyn Partners utilizza la piattaforma per gestire più di 1.150 postazioni e 125 parcheggi per bici.

RICOH Spaces consente ai team di gestire il workspace con un'agilità senza paragoni. I dati di occupazione degli spazi in tempo reale evidenziano le tendenze di utilizzo e l'eventuale necessità di ripensare e ottimizzare layout e funzionalità. Ad esempio, se si scopre che i dipendenti preferiscono usare gli uffici per le sessioni di teamwork rispetto al lavoro individuale, si potranno creare più aree per la collaborazione e sale riunioni.

Dipartimenti finance e amministrativi: riduzione dei costi immobiliari ed energetici

Con RICOH Spaces, i reparti finanziari e amministrativi possono monitorare i trend di occupazione degli uffici a lungo termine per ottenere un ROI positivo in termini di benessere dei dipendenti e utilizzo degli spazi. Questi dati consentono decisioni più smart e basate sui dati, per liberare spazio per la collaborazione o ridurre le sale riunioni in base alle esigenze dei dipendenti. 

Ad esempio, quando la compagnia aerea easyJet ha implementato RICOH Spaces per supportare la strategia di hybrid working, ha rapidamente constatato di non aver più bisogno di una sede centrale così spaziosa ed ha anche aumentato la produttività complessiva, favorendo la collaborazione tra i team aziendali.

Inoltre, l'integrazione dei sensori per i consumi energetici consentita da RICOH Spaces offre ai reparti finanziari dati dettagliati sull'uso e sui consumi elettrici. Con queste informazioni sarà possibile identificare le opportunità per ridurre i costi e implementare pratiche più ecologiche, come lo spegnimento delle apparecchiature IT a fine giornata o l'isolamento degli edifici per ridurre le dispersioni di calore.