Qual è la differenza tra automazione e orchestrazione dei processi in ambito HR?

In cosa consiste l'automazione in ambito HR?

In sintesi, l'automazione è l'uso delle tecnologie informatiche per eseguire attività ripetitive e soggette a regole, limitando l'intervento umano al minimo. I processi manuali sono una delle principali fonti di insoddisfazione per i team HR poiché richiedono molto tempo, riducendo la produttività e l'impatto strategico. Per questo l'automazione è molto preziosa, perché semplifica i flussi di lavoro, accelerando i processi di gestione dei dipendenti. 

Ad esempio, l'automazione dei processi di recruitment e onboarding può ridurre drasticamente il lavoro manuale, aumentando l'efficienza. Consente di inoltrare automaticamente i documenti necessari per l'assunzione ai dirigenti, di ottimizzare i flussi approvativi per le posizioni lavorative e di generare i file dei dipendenti non appena viene confermato un nuovo ingresso, per far sì che le apparecchiature IT siano pronte per il primo giorno di lavoro. Grazie alla riduzione del lavoro amministrativo, i team HR possono dedicarsi ad attività strategiche e alla creazione di un'eccellente employee experience.

Cosa è l'orchestrazione dei processi HR?

L'orchestrazione dei processi HR va oltre la semplice automazione e si incentra sulla gestione dei flussi e delle interconnessioni tra processi, dati, strumenti e team HR, garantendo che i flussi di lavoro seguano la giusta sequenza e che le informazioni critiche siano condivise in modo fluido e integrato tra i sistemi.

Per l'onboarding, ad esempio, si può usare una sequenza unificata di passaggi automatizzati per creare un processo strutturato, ottimizzato e interamente visibile da una dashboard semplice e intuitiva. Si potrebbe iniziare inviando moduli e informazioni sulle policy aziendali ai nuovi assunti, per poi richiedere le licenze software e le apparecchiature ai team IT e creare i nuovi profili dei dipendenti nei sistemi HRIS e nei tool per le buste paga, le indennità e la gestione delle performance. 

Qual è l'impatto strategico dell'orchestrazione dei processi HR?

I carichi di lavoro per i team HR continuano a crescere, come anche l'esigenza di ottenere di più con minori risorse, e in questo scenario l'orchestrazione dei processi HR può aumentare agilità, efficienza e performance. I flussi di lavoro HR semplificati e automatizzati riducono il lavoro amministrativo, consentendo ai team di rispondere rapidamente alle nuove sfide e di dedicare più tempo alla trasformazione strategica.

Inoltre, l'orchestrazione fornisce le informazioni per le decisioni strategiche grazie a pratici report personalizzati che estraggono dati da sistemi diversi. Ad esempio, i dati integrati sul turnover dei dipendenti, i dati demografici e quelli sull'headcount generati dai tool per l'orchestrazione offrono insight contestuali sui trend del personale e i gap di competenze per definire le politiche di acquisizione e di gestione dei talenti, garantendo il successo aziendale nel lungo termine. L'accesso a sistemi self-service intuitivi, inoltre, ottimizzerà l'employee experience, rafforzando la soddisfazione.

Ricoh ha seguito questo approccio creando una nuova piattaforma self-service che offre ai dipendenti EMEA l'accesso ai dati HR, ai sistemi di valutazione delle performance e di gestione della formazione, a un portale per l'onboarding e molto altro ancora. Così, l'orchestrazione rafforza il senso di appartenenza e promuove una cultura collaborativa nella nostra azienda.