Perché passare da un sistema tradizionale per la prenotazione delle postazioni di lavoro e delle sale riunioni a una piattaforma per la workplace experience.

Spinti dalla diffusione dell'hybrid working e dal desiderio di bilanciare meglio vita lavorativa e vita privata, oggi i dipendenti richiedono workplace flessibili, moderni ed efficienti

Le aziende devono quindi adattare strategie e tecnologie per soddisfare queste esigenze, andando oltre gli strumenti tradizionali per la prenotazione di postazioni e spazi. Occorre infatti integrare soluzioni in grado di ottimizzare la comunicazione, la collaborazione e il benessere generale dei dipendenti.

In questo blog spieghiamo cosa è un'applicazione per la workplace experience, come viene utilizzata dalle aziende e perché è opportuno passare dagli attuali sistemi per la prenotazione di scrivanie e sale ad una piattaforma per la workplace experience.

Cosa è una piattaforma per la workplace experience?

Un'applicazione per la workplace experience è una piattaforma digitale che ottimizza l'esperienza complessiva dei dipendenti e dei visitatori che si muovono negli spazi aziendali. L'applicazione offre un insieme integrato di funzionalità, caratteristiche e processi che consentono ai dipendenti di pianificare efficacemente la propria giornata in ufficio. Inoltre, funge da hub centralizzato per i responsabili IT e HR che beneficiano dei dati e delle analisi sull'utilizzo dell'ufficio e sui comportamenti dei dipendenti.

Che differenza c'è tra una piattaforma per la workplace experience un sistema per la prenotazione di postazioni e sale?

I sistemi tradizionali per la prenotazione di postazioni e sale sono progettati principalmente per la gestione delle scrivanie, delle sale riunioni e di altri ambienti all'interno di un'azienda. Questi sistemi consentono anche di visualizzarne le disponibilità in tempo reale. Pur essendo a volte integrati con calendari e strumenti per la comunicazione, in genere però si limitano alle semplici prenotazioni.

Alcune applicazioni permettono di accedere a dati sull'utilizzo degli spazi, ma di norma non offrono funzionalità complete per la raccolta e l'analisi dei dati.

Una piattaforma per la workplace experience invece è in grado di monitorare i dati riferiti all'intero workplace, compresi gli strumenti di terze parti, per offrire una visione integrata e complessiva dell'utilizzo dell'ambiente di lavoro. Queste informazioni complete consentono di offrire servizi che fanno risparmiare tempo e ottimizzano significativamente la employee experience. Inoltre, la piattaforma è estremamente efficiente e configurabile in base a specifiche esigenze.

Cosa offre in più una piattaforma per la workplace experience rispetto ad un sistema tradizionale per la prenotazione di postazioni e spazi di lavoro?

Come già accennato, una piattaforma per la workplace experience offre soluzioni complete che vanno al di là dei tradizionali sistemi per la prenotazione degli spazi di lavoro. Tuttavia, non tutte le soluzioni disponibili sul mercato sono uguali e le funzionalità sono molto differenti. Quindi quali soluzioni andrebbero adottate?

Proprio come accade con i sistemi di prenotazione tradizionali, un'applicazione per la employee experience consente ai dipendenti di prenotare scrivanie o sale riunioni con un'unica app, da mobile o desktop. Inoltre, si possono di richiedere anche altri servizi aggiuntivi, come parcheggi o locker, permettendo agli utenti di organizzare la propria presenza in ufficio in modo completo. Integrando ulteriori funzionalità è possibile anche accedere a servizi come la prenotazione del catering.

Le soluzioni per la workplace experience consentono di pianificare la propria giornata di lavoro in modo efficiente. Integrandosi con sensori e altri moduli come le planimetrie interattive, il wayfinding o i pannelli interattivi, permettono infatti di monitorare la disponibilità degli spazi in tempo reale e di sapere quando i colleghi sono presenti in ufficio e dove si trovano, o più semplicemente consentono di localizzare un'area specifica. Questo aiuta dipendenti e visitatori a muoversi meglio in azienda e a gestire al meglio il proprio tempo.

Una piattaforma per la workplace experience raccoglie costantemente dati molto dettagliati sull'uso dei vari spazi e i relativi trend. Così le aziende possono prendere decisioni più efficaci e consapevoli, come l'implementazione di strategie di ottimizzazione degli spazi basate sui comportamenti degli utenti o il corretto dimensionamento degli immobili in un'ottica di riduzione dei costi.

Integrandosi con i sensori IoT, una piattaforma per la workplace può raccogliere dati in tempo reale sulla qualità dell'aria, sul comfort e sui livelli di utilizzo degli spazi. Così le aziende possono monitorare i consumi energetici e le emissioni di carbonio, per pianificare interventi finalizzati a creare un ambiente di lavoro più sostenibile e confortevole.

Questo tipo di soluzione per il workplace spesso può collegarsi con i più diffusi tool di collaborazione, oltre che a sensori, software e tecnologie hardware per il workplace aggiuntivi e, talvolta, con altri sistemi come il software HR, consentendo una visione a 360° e la perfetta gestione della workplace experience. Queste integrazioni consentono alle aziende di ottimizzare la strategia per il workplace, a beneficio dei dipendenti e del business.

Perché oggi le aziende scelgono le piattaforme per la Workplace Experience?

Secondo un recente studio di Ricoh condotto in collaborazione con il CER (Centre for Economic Research) un terzo dei dipendenti dichiara che, nella propria azienda, l'organizzazione del lavoro ostacola la produttività. Il 70% dei dipendenti ha evidenziato di non disporre delle tecnologie necessarie per una collaborazione fluida ed efficace. I dipendenti richiedono workspace flessibili per lavorare al meglio, ma spesso le aziende non soddisfano queste aspettative, causando insoddisfazione e un elevato turnover.

Il 70% dei dipendenti ha dichiarato di non disporre di tecnologie che favoriscono una collaborazione fluida ed efficace*

Le piattaforme per la workplace experience aiutano le aziende a soddisfare le aspettative dei dipendenti, fornendo le tecnologie necessarie per ridurre le inefficienze e rendere l'esperienza più fluida e integrata. Queste soluzioni di gestione del workplace consentono alle aziende di:

Migliorare la collaborazione, il comfort e la pianificazione del lavoro consente di ottimizzare l'employee experience e il benessere dei dipendenti, aumentando così i tassi di retention.

L'utilizzo di insight dettagliati permette di raggiungere diversi obiettivi aziendali, tra cui la gestione e l'ottimizzazione dei workspace, il miglioramento della produttività e del coinvolgimento dei dipendenti, una efficiente razionalizzare gli uffici, la riduzione dei costi.

Monitorare e misurare i consumi energetici aiuta a prendere decisioni consapevoli, finalizzate al raggiungimento della sostenibilità ambientale e degli obiettivi di governance.

A group of graphic people with one pink and one black

Tra i dipendenti che stanno valutando di lasciare il proprio posto di lavoro nell'arco di 12 mesi, 1 dipendente su 3 potrebbe rivalutare tale ipotesi in presenza di soluzioni più flessibili*.

* Ricerca di Ricoh Europe sulla realizzazione personale dei dipendenti attraverso il lavoro (Fulfillment through work) - 2024

Come scegliere la giusta piattaforma?

Leggi la nostra Guida alle piattaforme per la Workplace Experience per avere ulteriori informazioni e approfondimenti che ti aiuteranno a individuare la soluzione più adatta alla tua azienda.

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