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Perché utilizzare una soluzione professionale per la gestione documentale

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Come gestire i documenti in modo efficace?

Archiviare e conservare i documenti cartacei può costare alle aziende fino a 17 euro per documento, una cifra destinata a crescere dal momento che aumentano i costi degli immobili. Per questo motivo, una gestione efficace dei documenti nelle aziende è fondamentale, altrimenti si rischia di esporre l'organizzazione a numerose problematiche, che vanno dai costi elevati ai rischi in materia di sicurezza.
 
Questo articolo spiega perché una soluzione per la gestione documentale può essere essenziale per la vostra azienda.
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La gestione documentale cartacea implica rischi per la sicurezza e può compromettere l'efficacia a livello aziendale

In un contesto fortemente digitalizzato come quello odierno sorprende come molte aziende facciano ancora molto affidamento sulla documentazione cartacea nelle loro attività quotidiane. Recenti ricerche hanno infatti rivelato che ben il 95% delle informazioni viene ancora gestito mediante documenti cartacei. Questo si traduce in una serie di sfide importanti. 
 
Come archiviare in modo sicuro i documenti cartacei? È possibile conservarli in azienda oppure occorre pagare costosi spazi in strutture specializzate?
 
Esiste anche un problema in termini di accessi, ricerca e condivisione dei documenti fisici. In particolare, la ricerca dei documenti conservati in spazi di archiviazione sicuri richiede tempo e comporta ulteriori costi. Inoltre, vi è il rischio di smarrimento: il 7,5% di tutti i documenti cartacei viene perso. 
 
Questo genera ovviamente impatti negativi. Non solo sarà necessario ricostruire, quando possibile, il contenuto dei documenti smarriti, con conseguenti perdite di tempo e risorse, ma vi è anche il problema della sicurezza. Circa il 40% delle violazioni di dati riguarda documenti cartacei. Le violazioni rientrano generalmente nelle seguenti categorie:
 
  • Perdita o furto di documenti cartacei (14%) 
  • Documenti cartacei inviati per posta o per fax a un destinatario sbagliato (19%)
  • Smaltimento della carta non sicuro (3%) 
 
Anche la collaborazione, il lavoro da remoto e in mobilità sono fortemente limitati dai documenti fisici. L'impossibilità di condividere i dati in formato digitale tenderà quindi a ridurre l'efficienza aziendale, con impatti negativi sulla produttività e sul fatturato.
An Effective Document Management Software is the key

Progettare una corretta gestione dei documenti è fondamentale

Fortunatamente, non tutte le aziende sono ancora ostaggio di un mondo basato sulla carta. Molte organizzazioni creano abitualmente documenti digitali che ottimizzano la collaborazione e la condivisione, riducendo i costi di archiviazione. Tuttavia, pur riconoscendo il valore del digitale, molte altre realtà continuano a sottovalutare le minacce legate a soluzioni non efficaci e incapaci di adattarsi a specifici processi. Numerose aziende utilizzano server interni oppure servizi di archiviazione molto diffusi, come ad esempio Google Drive o Microsoft OneDrive. Queste soluzioni possono sembrare efficaci ma, ad una analisi più approfondita, hanno rivelato diverse criticità. In ogni caso i dipendenti devono salvare i documenti in uno spazio di archiviazione autorizzate dall'azienda, che si tratti di un server locale oppure di un sistema di storage. Tuttavia, spesso i file vengono salvati su dispositivi personali o su soluzioni non approvate e questo rende i file inaccessibili ai colleghi. In situazioni come queste, la produttività può ridursi anche del 21%, con i dipendenti che dedicano in media 18 minuti alla ricerca di un documento non correttamente salvato oppure mal indicizzato. Una ricerca ha dimostrato poi che quasi 4 dipendenti su 5 hanno dovuto ricreare documenti già esistenti perché non riuscivano a ritrovarli nella rete aziendale.

Altre sfide riguardano il controllo delle versioni dello stesso documento e la possibilità di gestire le informazioni da dispositivi mobili

Senza un'adeguata soluzione di gestione documentale, il controllo delle versioni è a discrezione dei singoli utenti. Inevitabilmente, questo può portare alla sovrascrittura dei documenti e alla perdita dei dati, danneggiando ancora una volta la produttività. L'83% dei dipendenti segnala problemi con il controllo delle differenti versioni.
 
Affinché la collaborazione sia efficace, tutti devono lavorare sul documento più aggiornato, ma se non si dispone di una piattaforma documentale che salva ogni documento in tempo reale, è molto probabile che si finisca con il lavorare su una versione non aggiornata. Utilizzando le opzioni di controllo delle versioni offerte da un sistema di gestione documentale, tutti possono vedere chi ha apportato le modifiche e quando, e tutte le modifiche vengono salvate istantaneamente per tutti gli utenti.
 
L'81% dei dipendenti esprime l'esigenza di poter accedere ai documenti anche mediante dispositivi mobili. Con le attuali modalità lavorative, questo esigenza non sorprende. La digitalizzazione dei documenti può agevolare questa possibilità, ma non garantisce agli utenti tutti i vantaggi di una soluzione di gestione documentale professionale.
 
Per consentire ai dipendenti di visualizzare, modificare e firmare i documenti in mobilità, occorrono le funzionalità avanzate messe a disposizione da una soluzione documentale professionale. Attualmente, risulta che il 74% dei dipendenti non può firmare elettronicamente i documenti da un dispositivo mobile. L'integrazione della firma elettronica nel flusso di lavoro può ridurre i tempi di gestione dei documenti fino all'80%, consentendo agli utenti di rivederli e firmarli istantaneamente nel momento e nel luogo che preferiscono.

Perché quindi un'azienda dovrebbe passare a una soluzione di gestione documentale?

Un investimento di oltre cinque anni in un sistema di gestione documentale professionale garantisce un ROI del 404% e protegge l'azienda dai rischi di perdite di documenti e furto di dati (Fonte: IDC).
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