Nell'odierno contesto lavorativo, le riunioni ibride sono uno strumento di collaborazione fondamentale. Combinando la flessibilità da remoto con il coinvolgimento in presenza, questi meeting danno valore al meglio delle due modalità di lavoro. Tuttavia, il mix tra presenza virtuale e fisica può generare anche alcune problematiche che possono influire sulla workplace experience e ostacolare l'interazione. Un microfono che fatica a cogliere le voci, volti sfocati su uno schermo lontano, un laptop posizionato male che deve riprendere tutti i partecipanti sono situazioni che conosciamo tutti. 

Il lavoro ibrido è ormai una realtà ed è essenziale riconoscere e affrontare queste sfide per garantire riunioni ibride produttive e inclusive per tutti. In questo blog analizziamo i cinque problemi più comuni e proponiamo alcuni consigli su come risolverli. Per saperne di più su questo argomento, alla fine di questo articolo potrai scaricare la nostra guida completa per ottimizzare le riunioni ibride.

1. Ostacoli di natura tecnica

Come è noto, i problemi tecnici possono compromettere una riunione, ostacolando produttività e coinvolgimento. Scarsa qualità video, interruzioni audio e connessioni Internet instabili sono alcuni degli elementi di insoddisfazione più comuni. Pertanto, è essenziale garantire l'accesso a tecnologie affidabili e di alta qualità, ovunque si trovino i partecipanti. È fondamentale disporre di strumenti professionali per le videoconferenze e la collaborazione, di una connettività stabile e di apparecchiature facili da usare che assicurino audio e video perfetti. Così si ottiene una comunicazione fluida e positiva tra i dipendenti, i clienti e tutti gli altri stakeholder. 

2. Coinvolgimento e inclusività

Nelle riunioni ibride, chi si collega da remoto spesso fatica a sentirsi coinvolto e incluso quanto i colleghi in presenza. Questo influisce sulla motivazione e persino sulla produttività. È necessario creare un ambiente in cui tutti i partecipanti si sentano ugualmente coinvolti, e per questo occorre la giusta tecnologia. Per esempio, telecamere e microfoni di alta qualità che catturino e riproducano audio e video in modo nitido, strumenti di collaborazione per la condivisione e l'interazione in tempo reale come Microsoft Teams o Zoom, e anche qualsiasi altra applicazione con funzioni per la collaborazione che possa colmare le distanze tra i partecipanti in presenza e quelli da remoto. Anche l'attenta collocazione di schermi, microfoni e telecamere può migliorare l'esperienza di chi si collega da remoto.

Una cultura inclusiva è altrettanto determinante, per far sì che le persone da remoto non siano solo osservatori passivi, ma contribuiscano attivamente. Occorre incoraggiare una partecipazione paritaria con tecniche che consentano a tutti di interagire facilmente, indipendentemente da dove si trovino, con una persona responsabile della moderazione ben definita che dovrà, ad esempio, dare la parola via via a tutti i partecipanti. 

3. Layout degli uffici inadeguato

Il layout fisico degli spazi può avere un impatto significativo sull'efficacia delle riunioni ibride. Creare in azienda zone specifiche dove garantire elevata concentrazione e altre aree per riunioni e per la collaborazione è importante. Le riunioni ibride sono spesso organizzate online, anche se i partecipanti sono in ufficio: questo può rendere la presenza fisica uno svantaggio e non un'opportunità di collaborazione. Pertanto, è essenziale offrire sale con tecnologie adeguate, facilmente accessibili, adatte alle diverse esigenze e con una disposizione dei posti a sedere che faciliti la visibilità e l'udibilità per tutti. Inoltre, l'utilizzo delle sale deve essere semplice e immediato per i dipendenti.  

4. Galateo "carente"

L'attenta gestione dell'elemento umano è importante quanto la tecnologia. In un contesto ibrido, nelle riunioni interne o nei meeting con i clienti, spesso si verificano pratiche e comportamenti scorretti, come persone che arrivano in ritardo o frequenti interruzioni. Stabilire linee guida chiare può ridurre le insoddisfazioni più comuni. Soprattutto nelle riunioni con i clienti, è importante mantenere la stessa immagine professionale degli incontri in presenza. Occorre condividere istruzioni che definiscono quando parlare, come segnalare l'intenzione di intervenire e l'uso corretto delle funzioni di silenziamento dei microfoni da richiamare periodicamente, per promuovere una cultura della partecipazione.

5. Mancanza di sicurezza nella comunicazione

La protezione dei dati sensibili è fondamentale per tutte le aziende. Garantire la sicurezza delle piattaforme di comunicazione può evitare potenziali violazioni e tutelare le informazioni critiche. Questo obiettivo si può raggiungere grazie a soluzioni di crittografia end-to-end e a controlli avanzati sugli accessi. In questo modo, si potrà tutelare la riservatezza e la sicurezza delle riunioni ibride.