L'arte di creare una office experience ottimale

Le aziende si aspettano che i dipendenti lavorino in ufficio, almeno parzialmente, riconoscendo i vantaggi dell'innovazione, della creatività edella collaborazionein presenza per garantire soddisfazione e produttività. Per non parlare delleinefficienze edei costi legati al parziale inutilizzo degli uffici. Infatti, potenzialmenteper ogni eurospeso per gli uffici, 77 centesimi sono sprecati a causa di spazi non utilizzati.

Con percentuali di presenza in ufficio che, in Europa, sono ancora pari al 75% dei livelli pre-pandemia, la recente ricerca Ricoh, condotta con il CEBR (Centre for Economics and Business Research), ha evidenziato come il 70% dei manager preveda un ridimensionamento degli uffici nei prossimi due anni.

Nonostante il desiderio diffuso di ottimizzare il workspace, va sottolineato che molte aziende faticano ad individuare l'approccio migliore per soddisfare le aspettative dei dipendenti, a misurare i risultati di tali interventi e ad aggiornare costantemente la propria strategia in base alle mutevoli esigenze aziendali.

Oggi i Facility manager hanno accesso a grandi volumi di dati sull'utilizzo degli spazi, ma tali dati devono essere trasformati in insight contestuali utili. Il fatto è che per creare workspace ottimali non basta focalizzarsi esclusivamente sula progettazione degli spazi fisici, occorre anche valutare costantemente il modo in cui tali spazi riescono a soddisfare effettivamente le esigenze di dipendenti, oggi e in futuro.

Ecco come i Facility manager possono davvero ottimizzare al meglio gli spazi aziendali:

1. Valorizzare i dati contestuali riferiti all'uso degli spazi

Prendere decisioni finalizzate a supportare l'hybrid working e gli obiettivi ESG è importante, ma se non si individuano quali siano le modalità di lavoro più efficaci per la propria azienda, la strategia aziendale non sarà in grado di sostenerle.

La raccolta di informazioni contestuali in tempo reale sul modo in cui i dipendenti utilizzano gli ambienti di lavoro è un ottimo punto di partenza. Le soluzioni integrate come Ricoh Spaces possono raccogliere dati fondamentali, come l'utilizzo degli spazi e i trend più diffusi.

Così sarà possibile progettare spazi adeguati, definire policy efficaci e prendere decisioni consapevoli a vantaggio delle persone e dell'azienda, basandosi su esigenze reali piuttosto che su supposizioni.

2. Mantenere la flessibilità

Un workplace ottimale deve essere in grado di adattarsi alle mutevoli esigenze, garantendo al contempo un'esperienza positiva e uniforme. La chiave sta nel fornire a dipendenti e visitatori una vista perfetta del workplace e delle sue risorse, in tempo reale.

Per i dipenderti è essenziale poter prenotare in anticipo le risorse necessarie: postazioni, sale riunioni e parcheggi. Se poi, ad esempio, occorre lavorare con persone specifiche, è fondamentale disporre di postazioni di lavoro vicine. Avere visibilità sulle risorse disponibili permette ai dipendenti di pianificare le proprie giornate lavorative in modo più produttivo, coinvolgente e soddisfacente.

Questa soluzione consente inoltre di monitorare i dati nel corso del tempo e di apportare le modifiche necessarie in base ai trend di utilizzo degli spazi.

3. Massimizzare l'uso di tecnologie smart

Le tecnologie smart consentono di migliorare concretamente l'employee experience. Ad esempio le soluzioni professionali per le videoconferenze offrono gli strumenti adeguati per lavorare ovunque ci si trovi e garantiscono la perfetta collaborazione anche con chi partecipa da remoto.

Le tecnologie innovative possono migliorare l'experience anche in ufficio. Pensiamo ad esempio al monitoraggio dei fattori ambientali: sia la temperatura che la qualità dell'aria possono avere un enorme impatto sulla concentrazione e sul comfort. Grazie a soluzioni all'avanguardia come i sensori per la temperatura e gli scanner della qualità dell'aria, questi elementi possono essere ottimizzati a beneficio dei dipendenti.

I Facility manager devono quindi valutare un layout ottimale degli uffici e dell'ambiente di lavoro, tenendo conto che le tecnologie smart sono uno strumento essenziale per migliorare la workplace experience che potrà a sua volta massimizzare l'acquisizione e la retention dei migliori talenti.