Oggi il lavoro si svolge ovunque, a casa, in treno, in ufficio. La sfida per il management sta nel progettare un ambiente che unisca i vantaggi dell'ufficio fisico con il meglio del lavoro da remoto.

I team devono poter prenotare rapidamente e con flessibilità una postazione o una sala riunioni oppure visualizzare facilmente le riunioni programmate, sia che si trovino in ufficio sia che lavorino da remoto. I vantaggi di RICOH Spaces sono duplici. In primo luogo, questa piattaforma consente ai dipendenti di collaborare e di essere più produttivi quando sono in ufficio. In secondo luogo, il management ha una visione chiara riguardo a dove i dipendenti lavoreranno e con chi, riuscendo così ad adattare gli ambienti alle nuove esigenze. Collegando e allineando l'intera organizzazione, si eliminano le inefficienze e si crea un ambiente dinamico e flessibile che promuove l’Hybrid Working.

Un lavoratore utilizza in media 9,4 applicazioni differenti per lo svolgimento delle proprie attivitàⁱⁱ. Passare da un'app all'altra per prenotare sale riunioni, organizzare l'arrivo di un visitatore oppure per orientarsi nell'edificio rallenta la produttività. Invece di semplificare la vita lavorativa, che è l’obiettivo per cui queste app vengono sviluppate, esse rendono tutto più problematico e stressante. 

I dipendenti desiderano applicazioni pratiche, semplici da usare e perfettamente integrate con gli strumenti già esistenti. Unificando tutte le tecnologie (e-mail, messaggistica istantanea, prenotazione di postazioni e sale riunioni), l'ambiente di lavoro digitale abbatte le barriere nella comunicazione e mette a disposizione dati e automazione in un'unica piattaforma. Grazie a una soluzione user-friendly per prenotare sale o postazioni mentre si raggiunge l'ufficio, per visualizzare le planimetrie con le disponibilità degli spazi in tempo reale o per velocizzare l’ingresso dei visitatori mediante procedure rapide basate sulla scansione di un codice QR, la gestione dell'ufficio diventa perfettamente fluida.

Gli ambienti di lavoro vengono utilizzati in media solo al 35-50% delle loro potenzialitàⁱⁱⁱ. Senza una visione chiara degli spazi e di come essi sono utilizzati, è impossibile sapere se le decisioni prese sono corrette e se il ROI è quello atteso. 

La tecnologia basata su sensori IoT permette di capire l’effettiva fruizione degli spazi, per poter prendere decisioni che consentano di ridurre i costi, ad esempio mettendo spazi sottoutilizzati a disposizione di nuovi utenti, riducendo i costi delle utenze o della manutenzione o migliorando la collaborazione per innovare modalità operative inefficienti. La capacità di monitorare l’utilizzo degli spazi rispetto alle prenotazioni effettuate consente di intraprendere tutte le azioni necessarie per ottenere il massimo dall’ambiente di lavoro.