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In che modo l'HR può massimizzare la collaborazione...

I team HR possono migliorare la collaborazione con il lavoro flessibile

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Negli anni '40 l'automobile era solo un mezzo per spostarsi. L'avvento dell'elettronica ha cambiato completamente il modo in cui affrontiamo un viaggio: le auto oggi offrono impianti stereo, aria condizionata e ogni confort, oltre a tecnologie all'avanguardia.

L'evoluzione degli uffici è stata altrettanto drastica. Basta tornare indietro di 20 anni quando in molti uffici c'erano postazioni scomode, sale riunioni "spartane" e montagne di carta. Oggi per molti di noi è difficile immaginare di lavorare in un ambiente simile tutto il giorno, per cinque giorni alla settimana.

Le aspettative in relazione al lavoro sono cambiate, soprattutto dopo la pandemia. Nel primo decennio del nuovo secolo solo le aziende Big Tech della Silicon Valley offrivano uffici "coinvolgenti". Oggi però tutti i dipendenti hanno bisogno di motivazioni forti per decidere di lavorare in un ambiente di lavoro fisico.

Secondo le ricerche più recenti, i responsabili HR lamentano che i dipendenti non vedono motivi validi per recarsi al lavoro in presenza. Oggi i team HR devono quindi capire come ottenere il coinvolgimento dei dipendenti e allo stesso tempo implementare un'infrastruttura più flessibile. Occorre ripensare al modo in cui concepiamo il lavoro e adottare a un modello adattabile alle esigenze delle persone.

Ma come si può favorire un'esperienza di lavoro più collaborativa e piacevole?

Perché le persone si recano in ufficio

Gli esseri umani sono esseri sociali per natura e imparano meglio dagli altri, come confermato dalla nostra recente survey che ha rilevato che al 72% dei lavoratori piace imparare dalle persone che lavorano fisicamente intorno a loro. In pratica, lavorare lontani dai colleghi è un ostacolo al nostro benessere, così come un limite all'efficienza e alla creatività.

L’ufficio deve quindi fungere da hub sociale, dove le persone si riuniscono per condividere idee ed essere creative. È un’elemento importante della cultura aziendale e fornisce un senso di appartenenza, un valore inestimabile per attrarre nuovi talenti.

Questi vantaggi sono possibili solo quando le aziende creano spazi abilitati alla tecnologia che consentono alle persone di beneficiare di questi ambienti, di persona o virtualmente.

Ripensare gli spazi di lavoro

L'elemento chiave di ufficio è l'agilità: dovrebbe adattarsi alle esigenze dei suoi occupanti e consentire flessibilità su base giornaliera, ancor prima di entrare in azienda. Attività semplici come permettere alle persone - tramite un'app mobile o web - di prenotare o cancellare facilmente una postazione all'ultimo minuto, mostrare chi è in ufficio, riservare il parcheggio oppure orientarsi all'interno dell'edificio, sono fondamentali per rimuovere ostacoli inutili che scoraggiano i dipendenti a lavorare in presenza.

Il layout degli uffici non rientra tradizionalmente nella gestione del team HR, ma influisce ovviamente sul modo in cui le persone si riuniscono per lavorare, certo, ma anche per mangiare, incontrarsi e socializzare. Lavorando con i team Facility, i responsabili HR possono influenzare il modo in cui gli spazi aziendali rafforzano la cultura dei dipendenti attraverso i momenti di interazione.  In effetti, è dimostrato che una migliore collaborazione genera un impatto positivo sia sulla fidelizzazione dei dipendenti che sul successo di una organizzazione. Una maggiore fiducia tra colleghi aiuta anche a favorire migliori relazioni con i clienti.

Le sale riunioni dovrebbero essere adattabili a qualsiasi occasione e tecnologia: dagli incontri di persona con i clienti, alle riunioni tra team e alle call con colleghi da remoto. . Grazie alle tecnologie digitali i dipendenti dovrebbero poter condividere idee e pensieri con i colleghi in qualsiasi luogo, con strumenti efficienti e facili da usare.
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Comprendere le esigenze

Senza una visione precisa del modo in cui i dipendenti utilizzano il luogo di lavoro, le strategie per migliorare la collaborazione e per implementare l'hybrid working falliranno. Piattaforme tecnologiche integrate come RICOH Spaces analizzano l'utilizzo degli spazi aziendali, aiutando a comprendere meglio il comportamento dei dipendenti e fornendo dati su come lavorano in ufficio.

Solo analizzando i trend e le preferenze dei dipendenti, ad esempio le giornate preferite per il lavoro in presenza o le postazioni meno utilizzate, si possono definire interventi di ottimizzazione. Gli insight aiutano le aziende a prendere decisioni efficaci e basate sui dati.

In definitiva, strumenti come RICOH Spaces facilitano la collaborazione garantendo che ci siano spazi adeguati e una distribuzione uniforme delle persone nelle sale riunioni, in modo che nessuno area aziendale sia sovraffollato o sottoutilizzato.

Creare spazi adeguati

Un ambienti di lavoro inadeguato è un modo infallibile per perdere talenti. Più gli spazi di lavoro sono funzionali ed efficienti, migliori saranno i risultati per gli individui e per  l'organizzazione nel suo complesso.
 
Il lavoro flessibile può avere successo solo se le aziende investono in tecnologie digitali adeguate alle esigenze dei dipendenti.

Per stare al passo con i tempi e migliorare la soddisfazione delle persone, i team HR dovrebbero collaborare con l’IT e il Facilty per progettare gli spazi ponendo al centro la collaborazione e l’employee experience.

Per saperne di più su come progettare Creare ambienti di lavoro più collaborativi, scarica il report.
Nathan

Nathan Thomas

HEAD OF PRODUCT, RDX RICOH EUROPE

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