In che modo l'automazione della gestione documentale aumenta l'efficienza dei processi di recruitment e onboarding
Nel 2024 il CIPD ha condotto un'indagine su 1000 manager HR da cui emerge che il 69% degli intervistati ritengono che la concorrenza per i talenti si sia intensificata nell'ultimo anno, mentre il 64% ha segnalato difficoltà nell'attrarre i candidati. Per avere successo in un mercato del lavoro così competitivo è fondamentale riuscire ad offrire un'experience molto positiva.
Tuttavia numerose fasi cruciali del recruitment sono rallentate dalle attività di gestione e di elaborazione della documentazione, come ad esempio i CV, le candidature, i documenti di assunzione e i contratti. Nel caso di un elevato numero di assunzioni il sovraccarico di lavoro amministrativo può diventare ancora più problematico.
L'automazione della gestione documentale consente ai team HR di migliorare efficienza, produttività ed efficacia. Ad esempio abbiamo aiutato B&M, una catena di retail in rapida crescita, che ha ridotto i tempi dell'onboarding da due settimane ad appena 48 ore sostituendo i complessi moduli cartacei con flussi di lavoro documentali semplificati e automatizzati.
Soluzioni avanzate per la gestione documentale automatizzata sono vitali per creare processi più veloci ed integrati. L'automazione ottimizza inoltre l'experience di selezionatori e candidati.
Il 69% dei manager HR ritiene che la concorrenza per attrarre i talenti si sia intensificata nell'ultimo anno.
Cosa è la gestione documentale automatizzata
È una soluzione che migliora il lavoro, sostituendo l'input umano con flussi di lavoro automatizzati. La gestione automatizzata crea un articolato ecosistema di tool digitali per elaborare e archiviare le informazioni e la documentazione di importanza strategica. In questo modo è possibile generare, acquisire, classificare, condividere, tracciare, approvare e archiviare automaticamente i documenti in un'unica piattaforma centralizzata.
Durante i processi di recruitment e onboarding, vi sono molte attività di gestione documentale da svolgere, dalla creazione di annunci di lavoro all'archiviazione dei contratti firmati. Le informazioni sui candidati devono spesso essere estratte da più documenti e inserite nei sistemi HR. Queste mansioni posono essere noiose, ripetitive e laboriose se svolte manualmente.
La gestione documentale automatizzata favorisce processi di recruitment e onboarding più veloci, strutturati e agili. Se un'azienda sta affrontando un periodo di crescita ed espansione, i flussi di lavoro automatizzati agevolano l'elaborazione di un maggior volume di candidature e di assunzioni.
In che modo l'automazione ottimizza i flussi di lavoro di recruitment e onboarding?
Uno dei passaggi chiave del percorso di automazione è il coinvolgimento del team HR e la raccolta di feedback sui processi documentali esistenti. La mappatura dei punti deboli consente di evidenziare le aree in cui l'automazione può avere un impatto maggiore. Le aziende leader di mercato hanno ottenuto vantaggi significativi con l'automazione dei processi di recruitment e onboarding, come ad esempio:
1. Ottimizzazione dei processi
Le più recenti applicazioni per la gestione dei documenti possono generare e inviare automaticamente contenuti ai candidati e ai manager HR, come ad esempio i moduli e i questionari, le offerte di lavoro, i contratti e i documenti di onboarding per il primo giorno di lavoro. L'archiviazione centralizzata consente inoltre ai team HR di operare in modo realmente agile, effettuando ricerche rapide tramite parole chiave per recuperare i documenti necessari.
2. Approvazioni digitali
Molti passaggi dei processi di recruitment e onboarding richiedono firme e autenticazioni formali del management e dei candidati. I sistemi di gestione documentale automatizzati offrono strumenti che consentono la verifica digitale dei documenti, eliminando i tempi e i costi aggiuntivi legati al formato cartaceo. I sistemi inviano automaticamente aggiornamenti e promemoria per velocizzare i processi di verifica e approvazione. Anche l'integrazione della firma elettronica può aiutare i team a gestire meglio i contratti, ottimizzando l'intero flusso di lavoro.
3. Conformità e sicurezza
Quando il team HR modifica o aggiorna i documenti, le soluzioni per la gestione documentale automatizzata possono tracciarne e registrarne le modifiche, archiviando tutte le versioni precedenti per agevolarne la consultazione. Questo garantisce l'accesso alla versione più recente di tutti i documenti e un audit trail completo con tutti i dettagli riguardo a quando, perché e chi ha effettuato eventuali modifiche.
4. Elaborazione delle informazioni ottimizzata
I moderni sistemi per la gestione dei documenti garantiscono una perfetta integrazione con molti sistemi informatici ATS (Applicant Tracking Systems) e HR (HRIS). Le soluzioni automatizzate possono leggere, estrarre e quindi trasferire i dati direttamente al sistema ATS o HRIS, eliminando le procedure di inserimento manuale.
5. Massima protezione dei dati
Le soluzioni di gestione documentale automatizzate archiviano i documenti in entrata in un repository centrale con rigidi protocolli di sicurezza e controlli di accesso per proteggere i dati personali e garantire la conformità al GDPR e alle altre normative.
L'impatto positivo dell'automazione
B&M, una grande catena retail, ha ottenuto grandi vantaggi dall'automazione della gestione documentale. Sostituendo i moduli cartacei con flussi di lavoro automatizzati, l'azienda ha ridotto i tempi del processo di onboarding e aumentato i volumi di nuove assunzioni, arrivando fino a 100 dipendenti alla settimana.
Questo risultato conferma quanto emerso nella ricerca SHRM (Society for Human Resource Management) che ha evidenziato come due manager HR su tre hanno ridotto sensibilmente i tempi di onboarding grazie all'automazione.
Affidarsi ad un partner esperto
Il successo del percorso verso l'automazione richiede una pianificazione dettagliata, il coinvolgimento degli utenti, l'implementazione di una soluzione modulare e flessibile, il supporto di un partner esperto. Dalla consulenza iniziale alla scelta della soluzione, il partner deve essere in grado di evitare problemi e ritardi. La formazione e l'assistenza faciliteranno poi la transizione verso le nuove modalità di lavoro.
La gestione documentale automatizzata aumenta la velocità e l'efficienza dei flussi di lavoro ed elimina le mansioni manuali, per permettere ai team HR di concentrarsi sulle priorità strategiche che favoriscono il successo del business.
Vuoi scoprire di più sull'automazione dei processi di recruitment e onboarding?
Scarica la nostra guida e scopri quali risultati hanno ottenuto le aziende che hanno automatizzato la gestione documentale dei processi HR.
Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
