In che modo i processi di recruitment e onboarding automatizzati possono attrarre i migliori talenti
I team HR dedicano fino al 57% del loro tempo alle attività amministrative e ripetitive. Questo riduce il tempo disponibile per le iniziative strategiche. Lo confermano i recenti dati pubblicati da Deloitte.
Affidarsi ai processi manuali per il recruitment e l'onboarding genera gravi inefficienze, impatta sulle performance complessive e può creare stress, sovraccarichi di lavoro e insoddisfazione per i team HR, aumentando il tasso di abbandono.
Pertanto, è fondamentale offrire ai team HR gli strumenti giusti per semplificare la gestione di elevati volumi di dati e documenti ed operare in modo più produttivo. Ecco dove l'automazione può fare la differenza.
L'automazione delle attività di recruitment e di onboarding aiuta le aziende ad offrire ai candidati un'experience capace di attrarre i migliori talenti.
I team HR dedicano fino al 57% del loro tempo ad attività amministrative e ripetitive. Questo riduce il tempo disponibile per le iniziative strategiche.
Cosa è l'automazione dei processi di recruitment e onboarding?
Le ricerche evidenziano il crescente interesse per l'automazione. Nell'indagine 2024 di Ricoh sulla realizzazione personale nel lavoro (Fulfilment through Work) è emerso che il 31% dei manager HR indica la lentezza nell'adozione dell'automazione come la prima fonte di insoddisfazione per i dipendenti.
I processi manuali rallentano i team HR. L'automazione consente di lavorare in modo più intelligente, veloce ed efficiente, grazie a flussi di lavoro integrati e semplificati. L'automazione riduce al minimo l'intervento manuale, previene gli errori manuali e consente ai team HR di ricercare facilmente i documenti, ovunque essi lavorino e in qualsiasi momento.
Quali sono le applicazioni pratiche dell'automazione del processo per il recruitment e l'onboarding?
Un progetto di automazione parte dall'analisi dei processi, per poi identificare i punti deboli e progettare i workflow ispirati alle best practice. Il recruitment e l'onboarding sono strutturati in varie fasi, dalla pubblicazione delle posizioni aperte e alla selezione delle candidature fino alle comunicazioni per l'ingresso in azienda. L'automazione può rivoluzionare e ottimizzare questo flusso. Le migliori aziende hanno ottenuto successi in queste aree:
1. Automazione della gestione documentale
L'automazione può semplificare praticamente tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti per il recruitment e l'onboarding - creazione, distribuzione, acquisizione, elaborazione e archiviazione - sostituendo il formato cartaceo con moduli elettronici. Le domande di assunzione verranno smistate e archiviate centralmente, per agevolare i team HR nella ricerca dei dati.
2. Automazione dei flussi di lavoro
Mentre gli specialisti HR analizzano i CV e le candidature, l'automazione può inviare notifiche e promemoria per garantire che i processi si svolgano in modo fluido e veloce. Invece di utilizzare email, messaggi o chiamate per sollecitare i responsabili, i processi automatizzati mantengono tutti aggiornati e informati con notifiche e promemoria riguardo alle diverse fasi e alle scadenze.
3. Integrazione dei dati HR
L'automazione risolve i problemi causati dall'uso di una molteplicità di sistemi poco integrati. Si possono connettere vari tool e offrire ai team HR una chiara visibilità dei dati relativi alle assunzioni e all'onboarding.
4. Automazione della comunicazione
La velocità e la coerenza delle comunicazioni con i candidati determina il loro interesse verso l'assunzione presso l'azienda. L'automazione consente di aggiornare rapidamente e tempestivamente i candidati sullo stato di avanzamento e offre preziose informazioni ai nuovi assunti.
5. Reporting e analisi dei dati HR
L'automazione ottimizza la gestione dei dati creando una base più solida per i report e le analisi. Il trasferimento delle informazioni in un sistema di archiviazione centralizzato aiuta ad elaborare gli indicatori di performance che misurano l'efficacia del recruitment e consentono di ottimizzare costantemente i processi.
Quali sono i principali vantaggi dell'automazione per i processi di recruitment e onboarding?
Per massimizzare l'impatto dell'automazione è opportuno ottimizzare il maggior numero dei processi manuali. Si osserveranno rapidamente significativi miglioramenti operativi, finanziari e di produttività, tra i quali:
1. Maggiore velocità ed efficienza
L'automazione elimina le mansioni ripetitive liberando tempo da dedicare alla gestione strategica del processo di assunzione. Il recruitment e l'onboarding diventano così più efficienti, favorendo una maggiore soddisfazione dei team HR e dei candidati.
2. Esperienza ottimizzata per i candidati
Le comunicazioni automatizzate migliorano l'experience e aumentano le possibilità di acquisire i migliori talenti.
3. Rafforzamento della conformità
L'uso dell'automazione per rispettare le policy di conservazione di dati e documenti, oltre che per soddisfare i protocolli di sicurezza, agevola la protezione delle informazioni relative ai nuovi assunti, contribuendo a garantire la conformità.
4. Processi HR più scalabili e flessibili
L'automazione offre un modello altamente flessibile e scalabile per gestire tempestivamente i carichi di lavoro crescenti, l' ideale se l'azienda sta aumentando rapidamente l'organico.
5. Riduzione dei costi
Il lavoro manuale, soggetto ad errori, aumenta i costi dei processi di assunzione e onboarding. L'automazione può ridurre le spese HR generali e liberare risorse da destinare a progetti strategici.
Un investimento strategico con un elevato impatto sui team HR
L'automazione dei processi di recruitment e onboarding può rivelarsi molto più di semplice di quanto si pensi. Definendo il giusto approccio, rappresenterà un investimento strategico che continuerà a portare valore anche nel lungo termine.
La collaborazione con un partner affidabile è determinante per lo sviluppo di una strategia di automazione che assicuri vantaggi reali e duraturi. Un partner esperto sarà in grado di offrire una soluzione personalizzata, la perfetta integrazione con i sistemi HR esistenti e servizi di assistenza e formazione per gli utenti.
Infine, l'automazione massimizza l'efficienza e la scalabilità dei processi di recruiting e onboarding, garantendo la conformità e aumentando la soddisfazione dei team.
Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
