Il ruolo dell'orchestrazione dei processi nella trasformazione della gestione dei dipendenti

Le condizioni di mercato imprevedibili, le carenze di competenze, le dinamiche demografiche e i rapidi processi tecnologici hanno reso la pianificazione delle risorse umane più importante e più complessa che mai. Non sorprende quindi che quando Gartner ha intervistato 1.400 manager HR per scoprire le loro priorità per il 2025, la pianificazione strategica del personale è risultata essere una delle cinque massime priorità.

Con la strategia e le soluzioni adeguate, la pianificazione consente ai team HR di allineare le politiche di assunzione e gestione dei talenti agli obiettivi aziendali più ampi. In sostanza, assumere le persone giuste, con le competenze giuste, nei posti giusti e al momento giusto supporta la crescita e la resilienza aziendale nel lungo termine.

Tuttavia, molti dipartimenti HR faticano ad implementare un approccio efficace. Nell'indagine Gartner, il 61% dei manager HR ha dichiarato di poter pianificare il personale con un orizzonte massimo di un anno. Solo il 15% ha risposto di avere le capacità per pianificare per due anni e oltre.

Il nuovo approccio basato sull'orchestrazione dei processi può ottimizzare la pianificazione, consentendo alle aziende di guardare oltre le esigenze immediate di personale, in una prospettiva di lungo termine. Collegando tra loro le singole mansioni e i flussi di lavoro, l'orchestrazione offre ai team HR una visione coordinata dei processi, per pianificare il futuro e restare un passo avanti alla concorrenza.

Quali sono le sfide principali per la pianificazione della risorse umane in azienda?

In un contesto di normalità è prevista una serie di step come l'individuazione degli obiettivi con orizzonte di 3-5 anni, l'analisi della domanda e offerta di talenti e le previsioni delle future esigenze di competenze. Questo consente ai team HR di: valutare le capacità del personale esistente, prevedere trend come il tasso di abbandono, valutare le esigenze future e i gap delle competenze, definire soluzioni per attrarre nuovi talenti.

Naturalmente, il valore e l'accuratezza delle analisi e delle previsioni dipendono dalla qualità dei dati HR disponibili. Il tema è ampio: i dati sui trend di settore e la concorrenza emergente sono in genere informazioni proposte dalle società di ricerca, ma una pianificazione efficace richiede anche dati HR tecnologici riferiti ad organici, dinamiche demografiche, tassi di abbandono, retribuzioni, costi di recruitment e formazione e molto altro ancora.

Ed è qui che i team HR incontrano spesso ostacoli significativi. Le informazioni chiave sono spesso disperse in un complesso reticolo di sistemi mal integrati, dalle piattaforme core HRIS e dalle applicazioni di recruitment agli archivi documentali, dalle soluzioni per le buste paga e la contabilità agli strumenti di formazione e sviluppo, fino ai file server legacy.

Occorrono quindi molto tempo e lavoro per individuare, integrare e analizzare i dati, così i team HR restano troppo a lungo in attesa di quegli insight contestuali che sono vitali per i processi decisionali. Esiste anche il rischio che i team HR possano ritrovarsi con dati incompleti, inaccurati o obsoleti che possono ridurre l'efficacia della pianificazione. Questo problema è diffuso, infatti, secondo la ricerca Gartner, più del 67% dei team HR ritiene di non utilizzare efficacemente i dati nell'ambito della pianificazione delle risorse umane.

Il principio alla base dell'orchestrazione è l'integrazione. Le piattaforme più avanzate utilizzano le API, i webhook e altri metodi per ottimizzare lo scambio dei dati tra una molteplicità di applicazioni HR, software per l'analisi dei dati sul workplace, archivi documentali e perfino sistemi legacy. Molte soluzioni offrono ai team HR tool intuitivi che consentono di configurare i workflow anche senza conoscenze specialistiche.

L'orchestrazione dei processi consente di estrarre dati integrati dai sistemi HRIS, dal software per il recruitment, dai sistemi per le buste paga e dalle piattaforme di formazione e sviluppo. La successiva analisi dei dati sul workplace svolta dal software evidenzierà le tendenze delle dinamiche demografiche, dell'headcount e dei tassi di abbandono per i successivi 3-5 anni, oltre ad eventuali gap di competenze, talenti e capacità.

L'impatto strategico dell'orchestrazione sulla pianificazione del personale

Grazie agli insight contestuali ottenuti con l'analisi dei dati, sarà possibile sviluppare e attuare nuove politiche di acquisizione e gestione dei talenti per assicurarsi la presenza delle persone giuste, nel momento giusto. Inoltre, si potranno incorporare i dati sull'evoluzione delle norme sul lavoro, per garantire la conformità della pianificazione. L'orchestrazione dei processi fornisce anche dati HR integrati per monitorare l'impatto delle nuove strategie e ottimizzarle continuamente, per ottenere risultati migliori.

Ad esempio, l'orchestrazione dei processi seguita dall'analisi dei dati sul workplace può contribuire a identificare le competenze tecniche e digitali necessarie per mantenere l'azienda competitiva nei 5 anni successivi. Con i dati contestuali si potranno adattare le strategie di recruitment per individuare i candidati con il background o l'esperienza ideali, oppure creare percorsi di carriera attraenti per laureati con conoscenze e competenze specifiche.

Analogamente, si potranno usare i dati HR integrati resi disponibili dall'orchestrazione dei processi e dalle soluzioni per l'analisi dei dati per individuare i gap di conoscenze e orientare i programmi di formazione, apprendimento e sviluppo per l'upskill o il reskill dell'organico. Oltre ad arricchire le capacità interne dell'azienda, questo contribuirà a ridurre i costi e i carichi di lavoro per i processi di recruitment.

Inoltre, l'orchestrazione dei processi consente di raccogliere e riunire i dati interni ed esterni sulle retribuzioni e sulle performance dei dipendenti. Questo può aiutare a capire se l'azienda sta offrendo retribuzioni e incentivi competitivi o se occorre modificare le politiche retributive per migliorare la soddisfazione, ridurre al minimo il turnover ed evitare la fuga dei talenti.

La pianificazione delle risorse umane è ormai una scelta strategica per i team HR, nell'ottica di aiutare le aziende a crescere e prosperare in condizioni sempre più difficili. L'orchestrazione dei processi può rendere il business a prova di futuro tramite soluzioni basate sui dati, per ridurre al minimo il rischio di gap di competenze e migliorare le performance.