Il punto di vista di un CFO: automatizzare la contabilità fornitori dovrebbe essere un obiettivo strategico per tutte le aziende
La gestione finanziaria si basa sui dati e sulle conoscenze. Come CFO in Ricoh, ho vissuto in prima persona la trasformazione digitale che continua ad essere un fattore strategico per il business e coinvolge i principali processi aziendali.
Per esempio, i processi della contabilità fornitori richiedono più risorse e tempo del necessario? Questo ostacola la crescita aziendale.
Per formulare decisioni strategiche in uno scenario mondiale complesso, i manager focalizzati sulla crescita devono avere a disposizione un quadro finanziario preciso e sempre aggiornato. Senza una visione chiara e puntuale della liquidità è difficile compiere scelte di investimento valide. Una gestione manuale della contabilità fornitori non può offrire ai CFO queste informazioni vitali in tempo reale.
La nostra recente ricerca sulla realizzazione personale nel lavoro indica che, secondo il 20% dei dirigenti finanziari, i carichi di lavoro amministrativo sono tra le prime cause di insoddisfazione dei dipendenti.
L'automazione della contabilità fornitori, oltre ad offrire visibilità sulla liquidità e reporting in tempo reale, modifica un processo che storicamente è sempre stato manuale, time consuming e con un forte impatto sulla soddisfazione dei dipendenti.
La trasformazione è vitale anche per ottimizzare l'employee experience, una priorità assoluta data la difficolta di trattenere i talenti. Per rimanere competitivi nel nuovo scenario economico occorrono pratiche e processi efficienti in tutti i reparti, anche dove questa esigenza è meno evidente.
Dove risiede il valore reale della contabilità fornitori?
L'azienda potrebbe ad esempio avere un team dedicato per la contabilità fornitori oppure dei singoli dipendenti che si occupano di ricevere ordini d'acquisto e bolle di consegna e di elaborare pagamenti e bonifici. In alcune organizzazioni i documenti sono ancora in formato cartaceo e vengono conservati in raccoglitori disordinati e in armadi strapieni.
Questo approccio non consente una visione in tempo reale di ciò che accade in azienda, compreso lo stato della liquidità. Questa visibilità è vitale per attivare investimenti, per analizzarne il ROI e per ottenere risparmi.
Implementare un sistema di contabilità fornitori efficace e resiliente permette alle aziende di creare valore. Ricoh aiuta le organizzazioni a definire meglio i processi interni per garantire un futuro sostenibile del business. E i recenti straordinari progressi della digitalizzazione hanno dimostrato come la trasformazione richiede molto meno tempo di quanto si possa immaginare.
Ogni passo verso la digitalizzazione della contabilità fornitori assicura risparmi di denaro, tempo e risorse. Un'azienda in crescita deve prevenire errori costosi e calcoli sbagliati, soprattutto se questi espongono a rischi o a perdite finanziarie facilmente evitabili.
Tra i vantaggi dell'automazione della contabilità fornitori vanno segnalati:
1. Visibilità completa della situazione finanziaria
L'automazione della contabilità fornitori rivoluziona la visibilità della liquidità, la pianificazione e il reporting. Una visione in tempo reale consente di prendere decisioni consapevoli basate sui dati contestuali.
Una soluzione che si integra perfettamente e velocemente con i sistemi esistenti è un fattore fondamentale per i dirigenti, così come è vitale che il fornitore si occupi della formazione dei team finanziari.
2. Riduzione dei costi a 360 gradi
Investire in una soluzione di automazione significa ridurre i costi per tutta la vita dell'azienda. C'è sicuramente un costo iniziale, ma in futuro la soluzione ridurrà i tempi di elaborazione e le risorse necessarie. La soluzione Ricoh rende il processo più veloce dell'80% garantendo un risparmio tangibile nei costi.
L'implementazione può anche consentire ai team contabili di concentrarsi sugli obiettivi strategici e sostenere le attività che garantiscono la riduzione dei costi. Questo favorirà la crescita e i dipendenti avranno la consapevolezza di fornire un contributo reale all'azienda.
3. Ottimizzazione del lavoro ibrido
Immaginiamo un team contabile che voglia conciliare il lavoro ibrido con processi cartacei: un'impresa praticamente impossibile. La soluzione cloud di Ricoh offre flessibilità e continuità, indipendentemente da dove si lavora.
Se si utilizza una soluzione che include tecnologie AI di machine learning, si potranno anche automatizzare la convalida dei dati e le approvazioni dei batch, alleggerendo così il carico di lavoro del team. Anche le task list, le notifiche e il controllo delle versioni rendono il processo più veloce e più facile da gestire anche da luoghi diversi, mantenendo il team sempre aggiornato.
In conclusione
L'automatizzazione della contabilità fornitori non serve solo ad ottimizzare i processi: oggi infatti è diventata un'esigenza strategica per le aziende. Per i manager finanziari gli investimenti in soluzioni digitali e l'automazione di un processo così strategico garantiscono un elevato ROI. Oltre al risparmio di tempo e alla riduzione degli errori, l'automazione permette la visibilità del cash flow in tempo reale, supporta i processi decisionali e consente al team di dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto.
Oggi l'agilità e l'accuratezza sono imperativi strategici, e queste tecnologie offrono gli strumenti giusti ai dipendenti e permettono all'azienda di essere competitiva, flessibile e resiliente.
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Tim Stuart
CFO, Ricoh Europe
