Per molti manager, il problema non è solo come riportare le persone in ufficio, ma dare loro un motivo per volerci tornare. Una scrivania, da sola, non basta ad incentivare il lavoro in presenza. Ciò che i dipendenti cercano è molto di più: collaborazione, connessione e obiettivi chiari.

Ma troppo spesso le organizzazioni riprogettano gli spazi di lavoro in base a pure ipotesi o all'istinto, per poi scoprire che la nuova e costosa sala meeting è vuota, mentre i piccoli spazi di collaborazione sono sempre occupati. Quello che manca sono i dati, quelli che rivelano come le persone utilizzano effettivamente il luogo di lavoro, non come i manager immaginano che lo utilizzino.

Secondo una ricerca di Ricoh il 44% delle organizzazioni sta riprogettando i propri spazi di lavoro fisici per garantire che supportino nuove modalità di lavoro. Eppure spesso non c'è visibilità sulle reali prestazioni di questi spazi. È qui che entrano in gioco le nuove tecnologie che trasformano i dati in tempo reale in informazioni che consentono ai manager di prendere decisioni ponderate ed efficaci.

Il risultato? Ambienti di lavoro più smart, sicuri e incentrati sulle persone, che danno energia ai team, rafforzano la cultura aziendale e migliorano la produttività.

Come rendere i luoghi di lavoro più attraenti?

La settimana lavorativa di cinque giorni in ufficio è finita. Il lavoro ibrido è il nuovo standard e i dipendenti si aspettano luoghi di lavoro progettati per favorire il loro benessere e la collaborazione efficace con i colleghi. Queste motivazioni sono basate su alcuni temi fondamentali:

• Collaborazione: la possibilità di fare brainstorming, risolvere problemi e confrontarsi di persona
• Connessione: partecipare a conversazioni informali che stimolano le idee e rafforzano la cultura aziendale
• Obiettivi: la convinzione che un luogo di lavoro debba favorire, non ostacolare, un lavoro più appagante e più produttivo.

Se il luogo di lavoro non soddisfa queste aspettative, i dipendenti preferiscono lavorare comodamente da casa.

In che modo i dati sul workplace possono trasformare le ipotesi in certezze?

Senza dati, i manager sono costretti a tirare a indovinare. I team utilizzano le sale riunioni come previsto? I dipendenti dispongono di spazi sufficienti per concentrarsi? Le tecnologie per il workplace abbinate agli analytics consentono di elaborare modelli che valorizzano davvero gli spazi. Le principali aree di analisi comprendono:

• Spazi e occupazione: identificare quali aree favoriscono la collaborazione, quali sono sottoutilizzate o a rischio di sovraffollamento.
• Collaborazione e comportamento: capire come i team interagiscono con i diversi spazi e progettare sale riunioni e luoghi di lavoro più adeguati
• Benessere dei dipendenti: ottenere informazioni sul comfort, la produttività e il benessere grazie ai dati offerti dai sensori ambientali
• Risparmio energetico e sostenibilità: scoprire le opportunità per ottimizzare le risorse e monitorare il consumo di energia degli spazi e dei dispositivi.
• Tecnologia e asset: valutare come vengono utilizzati gli strumenti e le attrezzature, migliorandone l'accessibilità e l'efficienza.
• Sicurezza e protezione: assicurarsi che gli spazi soddisfino gli standard di conformità e creare fiducia nel fatto che i luoghi di lavoro siano sicuri e protetti.

Queste informazioni consentono alle organizzazioni di prendere decisioni più ponderate per progettare ambienti che supportano il lavoro ibrido e che i dipendenti vogliono tornare a frequentare.

Se abbinati a strumenti come una piattaforma per la workplace experience, questi dati non rimangono confinati in un report, ma si traducono direttamente in azioni. Ad esempio, in una piattaforma per la workplace experience, i manager possono definire la disponibilità delle scrivanie, pianificare gli interventi di pulizia, regolare la temperatura oppure riprogettare le zone sottoutilizzate in base agli utilizzi reali.

I dati relativi al workplace possono aiutare a massimizzare il ROI?

Il ROI del workplace è solitamente inteso come il valore che le organizzazioni ottengono dagli spazi destinati a uffici, dalla tecnologia e da altri investimenti nel luogo di lavoro. Ma il ritorno è dato anche dall'impatto sulle persone: benessere dei dipendenti, produttività, impegno e cultura aziendale. Massimizzare il ROI significa risparmiare sui costi e ottimizzare gli immobili, ma anche bilanciare l'efficienza con la creazione di spazi che aiutano le persone a lavorare meglio.

Anche se i dati sul workplace non possono misurare direttamente la produttività o il benessere, essi tracciano un quadro chiaro di come le persone interagiscono con il luogo di lavoro, rivelando opportunità per migliorare l'experience, rafforzare la cultura aziendale e massimizzare il ROI degli investimenti.