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Gestione documentale - On-Premise oppure in Cloud?

Gestione documentale: on-premise oppure in cloud?

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Software as a Service in cloud: tutti i vantaggi

Per molto tempo le soluzioni software on-premise hanno dominato il mercato. Le aziende acquistavano le licenze dei programmi e li installavano a livello locale sui computer o sui server aziendali.
 
Oggi il Software as a Service (SaaS) sta sostituendo questo modello. Il software rimane sui server del fornitore e gli utenti possono accedere al sistema tramite il cloud. Questo cambiamento deriva dalla consapevolezza dei vantaggi offerti dal cloud, tra cui:
  • Risparmi sui costi e minori rischi
  • Riduzione del carico di lavoro per il reparto IT
  • Accesso ai dati, ovunque ci si trovi​
  • Efficienza dei processi e sicurezza dei dati​
Vediamo nel dettaglio in che modo un'azienda può ottenere questi vantaggi:​

1. Risparmi sui costi e minori rischi

  • Con i sistemi on-premise si acquisisce il diritto di utilizzare il software a fronte di un costo una tantum: gli investimenti sono elevati e il rischio è altrettanto alto. Con i sistemi di gestione documentale (DMS) in cloud, invece, questo rischio viene ridotto al minimo. Il fornitore mette a disposizione il sistema mediante propri server. Il cliente paga un costo mensile predefinito, mantiene la flessibilità e può cambiare soluzione in qualsiasi momento, fermo restando il periodo di preavviso. Questo modello SaaS ha anche un effetto positivo sul bilancio: si evitano costi elevati una tantum, a beneficio della liquidità.
  • Soluzioni in cloud all-inclusive: I servizi relativi all'assistenza, alla manutenzione e a tutti gli aggiornamenti sono inclusi nel costo mensile. Inoltre, il fornitore è responsabile del corretto funzionamento della soluzione, per cui si assumerà i rischi finanziari connessi. Come cliente, la tua azienda non dovrà dunque preoccuparsi di costi aggiuntivi e imprevisti.

2. Riduzione dei carichi di lavoro per il reparto IT

Le soluzioni on-premise comportano un impegno significativo da parte del reparto IT: occorre adattare il software alle singole esigenze, effettuarne la manutenzione e occuparsi della sicurezza del server aziendale. Con le soluzioni SaaS, invece, è possibile esternalizzare tutte queste attività. 
 
L'impegno del reparto IT è quindi molto ridotto. E l'azienda può concentrarsi completamente sul business.
Location-independent access to data

3. Accesso ai dati, ovunque ci si trovi​

Le modalità di lavoro flessibile sono ormai molto diffuse: sia le aziende che i dipendenti ne riconoscono infatti i numerosi vantaggi. La gestione digitale dei documenti nel cloud è un requisito fondamentale per implementare un workplace ibrido.
 
Mentre con le soluzioni on-premise si è legati all'infrastruttura della sede, con il cloud è possibile accedere a dati e documenti da qualsiasi luogo. È sufficiente autenticarsi con una password, un'impronta digitale o un altro sistema di sicurezza.
 
Grazie alle soluzioni in cloud i dipendenti possono svolgere facilmente le proprie attività anche quando lavorano da remoto, ad esempio sul treno o presso un cliente.

4. Efficienza dei processi e sicurezza dei dati​

Per molte aziende, la gestione digitale dei documenti è il primo passo verso una più ampia trasformazione digitale che renda più efficienti tutti i processi aziendali. L'automazione delle attività solleva i team i dai carichi di lavoro amministrativi.
 
Inoltre, l'archiviazione dei file nel cloud ne garantisce la rapida ricerca. Non ci sarà più bisogno di un archivio fisico in sede e quello spazio potrà essere utilizzato in altro modo.
With comprehensive digitization you gain in efficiency

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