6 motivi per decidere di automatizzare subito la contabilità fornitori
Molte aziende gestiscono ancora la contabilità fornitori in modo manuale, sprecando tempo e generando inefficienze ed errori. È il momento di scoprire come l'automazione può rivoluzionare questi processi.
Questo articolo spiega i sei motivi principali per cui l'automazione della contabilità fornitori dovrebbe essere una priorità per la tua azienda.
Cosa si intende per automazione della contabilità fornitori?
Ci si riferisce all'utilizzo di tecnologie per ottimizzare e digitalizzare l'intero processo di gestione e pagamento delle fatture dei fornitori. Automatizzando attività come l'inserimento dei dati, la verifica delle fatture e l'approvazione dei pagamenti si può ridurre il lavoro manuale e garantire processi più accurati e veloci. Le soluzioni di automazione possono integrarsi con i sistemi esistenti, fornendo dati in tempo reale sul cash flow e aumentando l'efficienza della gestione finanziaria.
Secondo una ricerca condotta da Ricoh nel 2024, il 27% dei direttori finanziari ritiene che la carenza di investimenti nei processi di automazione (che sovraccarica i dipendenti con mansioni manuali e amministrative) sia il fattore che influisce di più sulla produttività dei dipendenti.
Quali sono i principali vantaggi dell'automazione della contabilità fornitori?
Le aziende ottengono diversi vantaggi automatizzando la contabilità fornitori, tra cui:
1. Riduzione dei tempi di elaborazione
Il 70% del tempo dei team contabili è dedicato alla riconciliazione manuale delle fatture e il 62% delle aziende riscontra imprecisioni in questo processo. Riducendo gli interventi manuali si riducono anche errori, email e telefonate, con un risparmio di tempo pari al 95%.
2. Drastica riduzione dei costi
L'automazione della contabilità fornitori non comporta solamente risparmi di tempo, ma genera anche un aumento dell'efficienza operativa che garantisce un ROI significativo nel giro di pochi mesi. I risparmi ottenuti con l'automazione possono arrivare all'80% e questo consente alle aziende di allocare le risorse in altre aree.
3. Riduzione del rischio di frodi e migliore conformità
Sostituendo le attività manuali con flussi di lavoro automatizzati si riducono drasticamente le probabilità di frodi, garantendo anche il rispetto delle normative finanziarie e sulla privacy. I sistemi automatizzati consentono audit sicuri e tracciabili, prevenendo gli errori umani e il rischio di non conformità.
4. Totale scalabilità
Le possibilità di interventi di ridimensionamenti successivi è illimitato, comporta costi minimi ed evita gli impatti finanziari legati ad assunzioni, cambi di ruolo o uscite di persone dall'azienda.
5. Ottimizzazione della visibilità dei dati e gestione della liquidità in tempo reale
La digitalizzazione assicura dati accurati e tempestivi, oltre all'aggiornamento simultaneo di registri, bilanci e previsioni. Questo garantisce una gestione più accurata della liquidità, consentendo alle aziende di conoscere la posizione di cassa e gli obblighi in essere in modo puntuale, per poter valutare con sicurezza nuove opportunità finanziarie.
6. Migliori rapporti con i fornitori
L'automazione della contabilità fornitori aumenta la soddisfazione dei fornitori consentendo pagamenti tempestivi e precisi, riducendo ritardi e contenziosi, favorendo fiducia e collaborazione.
Si tratta di vantaggi importanti rispetto ai sistemi manuali, laboriosi e complessi, utilizzati purtroppo ancora da molte aziende. I benefici dell'automazione della contabilità fornitori sono evidenti, ma per essere certi di ottenerli davvero occorre scegliere il partner giusto.
Le domande fondamentali da porsi per valutare i fornitori di soluzioni di process automation
L'offerta di soluzioni software che promettono le efficienze di un sistema digitale per la contabilità fornitori è ampia, ma quali sono le aziende che propongono queste soluzioni? Vale sempre la pena di indagare a fondo per rispondere a una serie di interrogativi importanti. Ecco cosa è fondamentale chiedersi:
- La soluzione proposta soddisfa le esigenze aziendali? E' essenziale valutare se sia in grado di ridurre davvero i tempi di elaborazione e soddisfare le esigenze aziendali, esaminandone le funzionalità, la facilità d'uso e la possibilità di integrazione completa con i sistemi esistenti. Occorre analizzare i parametri legati alle prestazioni e i case study per verificare che la soluzione possa realmente rispondere alle attese. Anche l'assistenza fornita per l'implementazione è determinante per stabilire se il fornitore potrà davvero soddisfare le esigenze aziendali nel tempo.
- Quali sono la storia e il background dell'azienda in questione? La scelta di un partner esperto nell'automazione della contabilità fornitori offre molti vantaggi. Oltre alle dimensioni aziendali e alle risorse necessarie all'implementazione, il partner dovrà anche dimostrare conoscenza ed esperienza in differenti settori.
- Quale esperienza deve avere un potenziale partner in questo campo? Il fornitore non deve solo dichiarare di poter soddisfare esigenze aziendali specifiche, deve dimostrare di averle davvero comprese e soddisfatte per molti anni e per molti clienti. Una comprovata esperienza nel settore IT finanziario è un requisito essenziale.
- Quali capacità deve avere il fornitore in termini di assistenza e formazione? Questo aspetto è vitale nelle fasi di scelta e di implementazione, ma anche nel lungo periodo, durante l'utilizzo. Un partner esperto deve offrire assistenza e formazione, oltre che - se possibile - competenze di change management consolidate.
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Jason Spry
Process Automation Portfolio Lead
