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10 step per introdurre in azienda un sistema di gestione documentale

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In molte aziende è presente un mix di processi cartacei e digitali

Spesso soluzioni adottate per soddisfare particolari esigenze, con il tempo e con l'aumentare della complessità dei processi si rivelano poi non più adeguate. 
 
Prendiamo ad esempio la gestione documentale. Molte organizzazioni hanno adottato una soluzione digitale abbinata all'archiviazione fisica, che richiede attività manuali per la corretta indicizzazione dei dati. Questo approccio può funzionare, ma sarebbe opportuno valutare una piattaforma più completa che aumenti l'efficienza, riduca i costi e permetta ai dipendenti di concentrarsi sul proprio lavoro, piuttosto che sulla ricerca di informazioni. Implementare un sistema per la gestione dei documenti (DMS) può essere una sfida complessa, ma adottando un approccio strutturato si possono superare tutte le problematiche.

1. Coinvolgere i dipendenti e i reparti aziendali

L'introduzione di un sistema per la gestione dei documenti (DMS) è un progetto complesso e trasversale che cambia il modo di lavorare in azienda. Occorre dunque coinvolgere tutti i dipendenti e le aree interessate fin dall'inizio, valorizzando le loro conoscenze, esperienze e competenze.

2. Analizzare la situazione di partenza

Un'analisi dettagliata dello situazione esistente è la premessa per implementare un progetto di successo:
  • Quali sono i documenti che circolano in azienda?
  • In che modo vengono gestiti, indicizzati e archiviati?
  • Quali sono le ragioni per l'implementazione di un nuovo sistema?
Occorre elencare tutti i punti in dettaglio e creare una checklist.

3. Definire gli obiettivi

La definizione della situazione esistente è il punto di partenza per stabilire obiettivi perfettamente allineati alle esigenze. Occorre dunque stabilire quali tipologie di documenti si vogliono digitalizzare e come si vogliono organizzare i flussi di lavoro.
 
È importante poi stabilire quali reparti e quali persone dovranno avere accesso ai documenti. Bisogna valutare elementi quali l'efficienza del lavoro, la protezione dei dati e la sicurezza delle informazioni. È inoltre fondamentale individuare le priorità da rispettare.

4. Scegliere partner professionali in grado di portare innovazione

Per la maggior parte delle aziende è bene prevedere un pacchetto "all-inclusive" che comprenda un supporto completo dalla progettazione all'installazione, all'assistenza. 
 
E' importante che la soluzione per la gestione dei documenti (DMS) garantisca un funzionamento semplice e intuitivo. Occorre assicurarsi che il partner abbia un'esperienza consolidata e fornisca un supporto a 360°.

5. Prevedere la formazione per i dipendenti

Un'adeguata formazione sulle nuove soluzioni implementate consente alle persone di utilizzarne al meglio tutte le potenzialità. Il partner tecnologico deve offrire anche questi servizi, per garantire l'adozione delle migliori best practice. 
Quando si pianifica l'introduzione della gestione digitale dei documenti, occorre capire se i dipendenti dispongono delle adeguate competenze anche per riuscire a utilizzare il software subito dopo l'implementazione. In questo modo è possibile cogliere fin da subito tutti i vantaggi.
 
Occorre investire in formazione e workshop di qualità. Il fornitore di servizi IT deve quindi affiancare le persone nelle attività di training.

6. Implementare la soluzione in modo efficace

Superate con successo le fasi preparatorie, arriva il momento dell'installazione da parte degli specialisti IT. Al termine, il personale può utilizzare subito la nuova soluzione. La formazione precedentemente seguita dovrebbe consentire di comprendere e di utilizzare al meglio le funzionalità necessarie.
 
Tuttavia, possono comunque esserci domande da parte degli utenti e problematiche, dal momento che si tratta di un cambiamento radicale. Il partner digitale giusto sa come gestire anche questa fase del progetto. Un'assistenza tempestiva è particolarmente importante per superare ogni difficoltà.

7. Supportare l'implementazione del DMS

La digitalizzazione dei documenti è di solito un processo a medio e lungo termine. A volte, infatti, utilizzando la soluzione ci si rende conto di esigenze che richiedono una ulteriore ottimizzazione.
 
Occorre quindi tener conto dell'experience delle persone.

8. Realizzare workshop periodici di verifica

Un contributo prezioso per il successo del progetto è rappresentato dai workshop di verifica, che consentono di raccogliere feedback mirati dal personale che utilizza la soluzione. Molti aspetti non emergono nelle attività quotidiane. Ad esempio, può capitare che si presenti un problema o che qualcuno abbia un suggerimento per un miglioramento, ma poi si dimentica di condividere queste informazioni. Con i workshop di verifica è possibile raccogliere e gestire l'esperienza del proprio team.

9. Implementare i nuovi processi digitali gradualmente

Molte aziende scelgono di digitalizzare i documenti in modo graduale per consentire un miglior controllo del progetto in tutte le fasi dell'implementazione. La formazione e la gestione del cambiamento sono parte integrante di questo processo e possono durare mesi. Per questo motivo, è essenziale un'accurata pianificazione preventiva.

10. Stabile un project management continuo

Occorre considerare la trasformazione digitale come un progetto a lungo termine. Le possibilità tecniche possono cambiare proprio come le esigenze aziendali. E' importante verificare costantemente in quale misura il DMS in uso corrisponde alle nuove necessità dell'azienda.

Ricoh garantisce supporto in tutte le fasi del progetto

Introdurre un nuovo DMS e nuovi processi in modo strutturato e coordinato è fondamentale per garantire il successo a lungo termine del progetto. È importante assicurarsi di lavorare in sinergia con un partner digitale che possa offrire supporto in tutte le fasi dell'implementazione e che sia in grado di affiancare l'azienda con formazione e supporto continuo anche in nell'ottica di una efficace gestione del cambiamento. 
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Paul Anderson

Paul Anderson

Cloud Services Business Manager EMEA, Ricoh Europe

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