Ospedale Cristo Re

L’Ospedale Cristo Re, accreditato con il Servizio Sanitario Nazionale e Regionale, nasce nel 1958 come Casa di Cura e, nel 2014, entra a far parte del Gruppo GIOMI, importante azienda della sanità privata italiana. In un ecosistema sanitario in rapida trasformazione come quello del nostro Paese, l’Ospedale è consapevole delle opportunità legate alla digitalizzazione e per questo ha deciso di innovare il modo di gestire le informazioni e i processi documentali. Ne parliamo con Francesca Romana Calcagni dell’Ospedale Cristo Re. 

Ogni giorno l’Ospedale riceve e produce documenti cartacei e digitali da gestire, protocollare e archiviare (per un totale di circa 600 protocollazioni ogni mese). Avevamo un sistema documentale che non era però adeguato a supportare i nostri flussi di lavoro. Le attività venivano dunque prevalentemente gestite in modalità manuale mediante i ‘classici’ faldoni. Questo comportava spesso inefficienze e colli di bottiglia: la ricerca delle informazioni era infatti difficoltosa e i vari reparti non riuscivano a collaborare in modo ottimale in quanto mancava la visibilità dell’intero processo, solo per fare alcuni esempi. Abbiamo dunque deciso di cambiare approccio implementando una soluzione che consentisse di gestire ogni tipologia di documento, di automatizzare i workflow e di rendere le attività di protocollazione omogenee per tutti i reparti. 

Ricoh, che era già fornitore dell’Ospedale per i dispositivi multifunzione e di stampa, ha analizzato in dettaglio i processi e i flussi di lavoro per comprendere le nostre esigenze e i nostri obiettivi. Insieme abbiamo cercato una soluzione che ci aiutasse a migliorare l’efficienza e a cogliere tutte le opportunità della digitalizzazione. DocuWare è stata la risposta. 

La piattaforma consente all’Ospedale di gestire tutti i documenti, sia in entrata che in uscita, in qualunque formato (mediante una scansione i documenti cartacei vengono caricati in automatico sulla piattaforma). La registrazione del protocollo e i processi di validazione, distribuzione e archiviazione sono ora completamente automatizzati. 

DocuWare ha reso i flussi di lavoro semplici ed efficaci e ha migliorato la comunicazione tra gli uffici. Tutto è diventato immediato e automatizzato. Fondamentale è stata la possibilità di personalizzare la soluzione e le sue funzionalità sulla base della specificità dei nostri workflow. Ad esempio, DocuWare ha un’interfaccia nativa di collegamento diretto con il sistema di posta elettronica Outlook, gli strumenti di Office365 e le cartelle di Windows dell’Ospedale. Un altro beneficio riguarda la possibilità di introdurre piccole modifiche funzionali in totale autonomia, ad esempio per migliorare un flusso di lavoro in base a nuove esigenze. DocuWare ha davvero portato valore all’organizzazione e gli utenti hanno iniziato fin da subito ad apprezzare il nuovo modo di lavorare. Ricoh è stata al nostro fianco in tutte le fasi del progetto - dall’analisi iniziale alla personalizzazione, per arrivare all’implementazione e alla formazione - ed è sempre disponibile a supportarci in tutte le nostre necessità.