Mitutoyo

Intervista pubblicata su Document.it&IT Services Luglio - Agosto 2018

Carlo Maletta
IT Manager di Mitutoyo Italiana

Mitutoyo Italiana, filiale italiana del leader mondiale nel settore degli strumenti di misura, è un’azienda orientata all’innovazione IT e attenta alle nuove possibilità che possono migliorare i servizi ai clienti e i processi interni. Le tecnologie vengono aggiornate periodicamente in un’ottica di maggiore integrazione e razionalizzazione. Anche l’ambito del printing e della gestione documentale sono sotto i riflettori, essendo un elemento centrale della produttività individuale e aziendale. Ne parliamo con Carlo Maletta, IT Manager di Mitutoyo Italiana.

QUALI ERANO LE VOSTRE ESIGENZE E IN CHE MODO AVETE MIGLIORATO E OTTIMIZZATO LA GESTIONE DOCUMENTALE?

Innovazione, flessibilità nelle attività di stampa e ottimizzazione dei flussi documentali sono state le principali esigenze che ci hanno portato a rivolgerci a Ricoh. Prima di tutto abbiamo innovato le tecnologie installando dispositivi multifunzione dotati di Smart Operation Panel, un pannello simile ad un tablet che semplifica molto le attività. L’obiettivo della flessibilità è stato invece raggiunto grazie alla soluzione Ricoh StreamLine NX.

DI COSA SI TRATTA?

StreamLine NX è una soluzione centralizzata che dà agli utenti la possibilità di inviare in stampa un documento e ritirarlo da qualunque dispositivo, autenticandosi mediante badge, pin oppure con le proprie credenziali di dominio. Questa soluzione presenta numerosi vantaggi, tra cui maggiore sicurezza dei documenti – in linea con quanto prescritto dal GDPR (General Data Protection Regulation) – e flessibilità, essendo possibile ritirare le stampe dal dispositivo nel momento più libero oppure, nel caso in cui si debba fascicolare o rilegare un particolare documento, utilizzare un sistema che integra opzioni di finitura. 

A Ricoh StreamLine NX abbiamo poi affiancato la soluzione Ricoh MyPrint molto utile per le attività dello showroom nella nostra sede di Lainate (Milano). 

COME UTILIZZATE RICOH MYPRINT NELLO SHOWROOM?

Al termine delle demo vi è spesso la necessità di stampare i documenti prodotti per consegnarli ai clienti in tempo reale. Per le esigenze di elevata sicurezza tipiche degli showroom aziendali, i dispositivi di questa area non sono parte integrante della rete aziendale. Prima del progetto realizzato da Ricoh, l’unico modo per stampare era salvare i documenti su una periferica USB con tutti i rischi per la sicurezza che questo comportava. Il problema è stato risolto grazie alla funzionalità Kiosk printing di Ricoh MyPrint attivata sul pc dello showroom. Con un semplice “drag and drop” l’utente carica i documenti da stampare e, una volta effettuato il login, i documenti verranno processati e potranno essere ritirati da qualunque dispositivo connesso a MyPrint sempre mediante autenticazione. In questo modo viene garantita la privacy dei test e la disponibilità immediata del risultato per tutti i visitatori dello showroom. 

E PER QUANTO RIGUARDA L’OTTIMIZZAZIONE DEI FLUSSI DI LAVORO?

Avevamo appunto la necessità di migliorare questo aspetto, anche grazie all’integrazione dei documenti scansiti all’interno di flussi di lavoro digitali. Ricoh Streamline NX permette di inviare i documenti in cartelle di rete, direttamente dal pannello multifunzione sul quale sono installate icone personalizzate con informazioni predefinite relative al formato, all’archivio in cui inviare i documenti, etc. Quando viene scansito un documento relativo alla Qualità, ad esempio, il file viene convertito in un pdf protetto con password e con impostazioni che ne impediscono la stampa o la copia dei contenuti.

QUALI SONO I FUTURI SVILUPPI?

L’ICT in Mitutoyo è in continua evoluzione. Una possibilità riguarda l’utilizzo di MyPrint per la stampa da dispositivi mobili perché questo consentirebbe maggiore flessibilità al personale fuori sede. Mitutoyo vorrebbe poi migliorare ulteriormente l’efficienza operativa e le modalità di lavoro puntando su tecnologie per la Collaboration, quali sistemi per la videoconferenza e lavagne interattive. L’obiettivo è velocizzare la condivisione delle informazioni, grazie ad un ufficio più interconnesso. Tutte possibilità per le quali Mitutoyo si sta confrontando con Ricoh per innovare ulteriormente processi e workflow.