JYSK

In passato ogni reparto utilizzava una differente metodologia per archiviare e gestire i contratti con i fornitori. Per migliorare i processi di archiviazione e la tracciabilità di questi documenti, abbiamo deciso di cambiare strategia. 

Abbiamo contattato differenti vendor richiedendo una soluzione per la gestione dei documenti e l’invio di notifiche automatizzate all'avvicinarsi delle date di scadenza. Dopo aver valutato le possibili opzioni, abbiamo deciso di collaborare con Ricoh e di implementare DocuWare Cloud. Questa soluzione rappresenta infatti la combinazione perfetta tra archiviazione sicura dei documenti e flussi di lavoro automatizzati. 

La piattaforma mette a disposizione un unico archivio digitale, suddiviso per reparto aziendale, per l'archiviazione e la gestione dei contratti. I controlli di accesso determinano quali utenti possono leggere e modificare i contratti, garantendo elevati livelli di sicurezza e riservatezza. Quando JYSK riceve un nuovo contratto, i responsabili finanziari o i referenti del contratto devono semplicemente caricare una copia elettronica su DocuWare, che legge e indicizza automaticamente valori come date e titoli, e completare alcuni campi, tra cui nome e i dettagli di contatto e data di scadenza. A questo punto, DocuWare informa automaticamente colui che gestisce il contratto quando è il momento di contattare il fornitore per discutere di nuovi termini e condizioni.

Utilizzando DocuWare, JYSK ha progettato e implementato con successo flussi di lavoro semplificati per la gestione dei contratti. Le notifiche automatiche informano sullo stato di ogni contratto, riducendo il rischio che si perda traccia delle date di scadenza. Con DocuWare siamo sempre un passo avanti e possiamo essere proattivi nelle negoziazioni con i fornitori, in modo da ottenere le migliori condizioni finanziarie possibili. Oltre a garantirci un significativo risparmio sui costi, la piattaforma proposta da Ricoh ci consente di risparmiare tempo: anziché dover cercare manualmente negli schedari i contratti che si avvicinano alla data di scadenza, gli utenti utilizzano la funzione di ricerca intelligente e individuano i documenti in un istante. DocuWare è una soluzione davvero preziosa che ci aiuta a rispondere ai requisiti di conformità e ad essere proattivi nelle negoziazioni con i fornitori. 

Pensiamo di estendere l’utilizzo di DocuWare ad altri processi. Stiamo già creando archivi per il reparto HR e per l'archiviazione dei contratti di affitto di immobili e valutando un'integrazione con il sistema ERP di SAP per supportare flussi di lavoro integrati a funzionalità di business intelligence avanzate.