JV SpA

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Fondata nel 1961, JV SpA è leader in Italia nel settore delle carte da parati e dei rivestimenti murali, anche grazie alla capacità di stare sempre al passo con i tempi e di offrire prodotti “made in Italy” caratterizzati da elevati standard di stile e di qualità. Nuove tendenze e creatività trovano espressione nella sede produttiva di Tribiano (MI) e in due spazi espositivi situati a Milano, dedicati rispettivamente ai professionisti del design e al grande pubblico. L’innovazione tecnologica ha un ruolo fondamentale e su di essa si basano tutte le sue attività. Per JV SpA innovare significa anche trasformare il modo di lavorare e di gestire i processi. Un tema molto attuale che ha trovato una risposta concreta nella soluzione DocuWare di Ricoh. Ne parliamo con Andrea Carravieri, Responsabile IT di JV SpA.

In JV SpA molti flussi di lavoro erano basati su documenti cartacei che richiedevano una gestione manuale con tutte le problematiche che essa comporta. Avevamo in realtà un sistema documentale che non era però più aggiornato e in grado di rispondere all’evoluzione delle nostre esigenze. Inoltre, la creazione degli archivi era gestita dai singoli dipartimenti a discapito della centralizzazione e dell’omogeneità. Avevamo quindi la necessità di implementare un unico repository e di automatizzare i processi al fine di aumentarne l’efficienza. 

Ricoh era già nostro fornitore per il printing e i servizi di stampa gestiti. Nel tempo la collaborazione si è consolidata includendo anche il mondo IT con il noleggio di pc, server e sistemi storage. Quando abbiamo sentito l’esigenza di migliorare i processi ci siamo dunque rivolti a Ricoh e fin da subito siamo rimasti davvero entusiasti di DocuWare. 

La piattaforma viene attualmente utilizzata per la gestione automatizzata dei documenti passivi: dal flusso approvativo iniziale all’emissione dell’ordine, alla gestione delle fatture e dei documenti di trasporto. Questo è solo l’inizio e presto l’utilizzo di DocuWare verrà esteso anche alla documentazione attiva e a quella HR. 

Prima di tutto cito la flessibilità della soluzione che ci offre la possibilità di introdurre piccole modifiche funzionali in totale autonomia quando, ad esempio, vogliamo apportare ulteriori miglioramenti oppure modificare un flusso di lavoro in base a nuove esigenze. In secondo luogo, DocuWare è davvero semplice da utilizzare. All’inizio c’è stato ovviamente un periodo di ‘assestamento’ perché gli utenti hanno dovuto cambiare un modo di lavorare che era assodato ormai da anni, ma dopo poco tempo tutti hanno iniziato ad apprezzare le possibilità dello strumento. A questo si aggiunge il fatto che DocuWare è una piattaforma in cloud e questo rappresenta una garanzia dal punto di vista della sicurezza e della data protection. Inoltre, cloud significa disponibilità dei documenti in ogni momento e gestione semplificata delle tecnologie per il reparto IT. Ricoh è un fornitore che negli anni si è sempre dimostrato affidabile e competente e che con DocuWare ci ha aiutato a compiere un ulteriore passo per diventare un’azienda ancora più innovativa.