Gastaldi International
Intervista pubblicata su Document.it&IT Services Novembre - Dicembre 2020
QUALI ERANO LE VOSTRE PRIORITÀ?
Avevamo necessità di gestire documenti e processi da remoto mediante una soluzione che fosse user-friendly, completa e flessibile. In realtà, utilizzavamo già un sistema documentale, ma eravamo piuttosto insoddisfatti. La situazione di emergenza ha funto da catalizzatore per il cambiamento. Confrontandoci con Ricoh, che era già nostro fornitore per i sistemi di stampa, abbiamo deciso di provare la piattaforma DocuWare che si è poi rivelata la scelta giusta anche grazie al fatto di essere basata sul cloud. Integrandosi direttamente con il database utilizzato per la gestione dei sinistri, la soluzione DocuWare consente una gestione completa dei processi documentali, dei workflow e dell’archiviazione, ponendosi come un repository di tutte le informazioni sui cui si basa il nostro business.
QUALI SONO I PRINCIPALI VANTAGGI?
Lavorando in sinergia con Ricoh, abbiamo introdotto significative innovazioni nel modo di lavorare ottenendo vantaggi che includono ad esempio maggiore efficienza e sicurezza dei processi, migliore collaborazione tra i vari reparti e possibilità di creare flussi di lavoro, workflow e profilazioni che velocizzano l’accesso, la gestione e l’approvazione dei documenti all’interno dell’azienda.
IL CLOUD SI STA RIVELANDO UNA SCELTA VINCENTE?
Si tratta della prima soluzione in cloud che utilizziamo e siamo davvero molto soddisfatti. Avevamo valutato altri prodotti, ma le funzionalità erano molto frammentate e complicate da utilizzare. DocuWare è davvero semplice, intuitiva e anche per questo è molto apprezzata dagli utenti. Tutti hanno capito che, grazie a questa soluzione, possono risparmiare tempo e gestire le attività in modo più rapido ed efficiente. Credo che presto saranno gli stessi utenti a suggerire nuovi possibili workflow da implementare e gestire all’interno della soluzione. I vantaggi sono evidenti anche per il reparto IT: essendo una soluzione basata sul cloud, è Ricoh a occuparsi di tutte le attività di gestione, aggiornamento e manutenzione della piattaforma.
STATE VALUTANDO ULTERIORI POSSIBILITÀ?
L’idea è quella di utilizzare DocuWare anche per la conservazione sostitutiva della documentazione contabile e amministrativa. Vogliamo accelerare il passo verso la trasformazione digitale, in un’ottica di maggiore efficienza e di riduzione dei costi degli spazi per l’archiviazione fisica dei documenti.