Aeonvis Italia
Intervista pubblicata su Document.it&IT Services Luglio – Agosto 2019
Presente in Italia con tre sedi (Milano, Torino e Padova), Aeonvis è una società di consulenza organizzativa e tecnologica che sviluppa e realizza programmi di cambiamento integrando processi, organizzazione, persone e sistemi. Aeonvis guida le aziende nell’innovazione, ma prima di tutto è in grado di trasformare se stessa per perseguire obiettivi di efficienza e cavalcare l’onda dell’evoluzione digitale. Il trasferimento della sede di Milano presso un nuovo edificio è stata l’occasione per compiere un ulteriore passo avanti nella Digital Transformation. Ne parliamo con Stella Lerario, HR Specialist di Aeonvis, e Serena Ettari, che si occupa dei servizi generali e IT.
QUALI SONO LE PRINCIPALI NOVITÀ?
Stella Lerario: la prima novità ha riguardato l’installazione di una lavagna interattiva, Ricoh Interactive Whiteboard D7500, nella sala riunioni principale. Prima utilizzavamo una lavagna a fogli mobili o, in alternativa, effettuavamo proiezioni sulla parete. Avevamo quindi necessità di uno strumento che, da un lato, rendesse le presentazioni verso i clienti più professionali e di qualità e, dall’altro, ci consentisse di migliorare l’efficienza delle riunioni interne e delle attività di formazione, anche a distanza. Ora le presentazioni sono più interattive ed efficaci, anche grazie alla possibilità di utilizzare la lavagna interattiva in modo integrato ad una soluzione per la videoconferenza, una funzionalità particolarmente utile per la formazione a distanza.
SPESSO PER LE AZIENDE È DIFFICILE GESTIRE LE PRENOTAZIONI DELLE SALE RIUNIONI E DELINEARE UN QUADRO PRECISO DELL’UTILIZZO DI QUESTI SPAZI. COME AVETE RISOLTO IL PROBLEMA?
Serena Ettari: abbiamo installato un sistema di room booking basato sul cloud. Prima gli utenti comunicavano al reparto amministrativo, di persona o mediante mail, la richiesta per una sala. Non avendo accesso immediato alle informazioni sulla disponibilità delle sale, per i dipendenti era difficile organizzare riunioni impreviste o controllare che una sala fosse realmente occupata. Ora è tutto più semplice. Gli utenti possono prenotare gli spazi mediante Google Calendar oppure tramite una app installata su smartphone o tablet. Inoltre, di fronte ad ogni sala riunione è stata posizionata una segnaletica digitale che mostra i dettagli della disponibilità dello spazio. Prima di entrare in una sala prenotata, i dipendenti devono registrarsi sul display mediante pin. In questo modo viene registrato l’inizio di una riunione, per cui leggendo le informazioni sul display si capisce immediatamente che una sala prenotata non è stata poi effettivamente utilizzata ed è possibile procedere con una nuova prenotazione.
E PER QUANTO RIGUARDA LA GESTIONE DEGLI SPAZI?
Stella Lerario: al tool per la prenotazione si aggiunge un sistema per il monitoraggio dell’utilizzo delle sale. In questo modo raccogliamo le informazioni necessarie per migliorare ulteriormente questi aspetti e riceviamo alert in caso di malfunzionamento. Trattandosi di un sistema basato sul cloud, il fornitore interviene da remoto per risolvere le problematiche. Anche gli aggiornamenti e la manutenzione preventiva sono svolti direttamente dal nostro partner.
PER QUALI MOTIVI AVETE SCELTO RICOH?
Serena Ettari: abbiamo scelto Ricoh per la sua capacità di affiancarci in tutte le fasi del progetto, dalla consulenza per individuare le tecnologie più adatte, all’installazione dei sistemi al supporto costante per trovare soluzioni sempre nuove e idonee ad accompagnarci nel cammino verso l’innovazione.