Valorizzare persone, luoghi ed esperienze

I dipendenti possono individuare e prenotare agevolmente le postazioni di lavoro disponibili grazie alle planimetrie interattive in 3D e alla visualizzazione dell'agenda direttamente all'interno della piattaforma. E' possibile creare delle zone di collaborazione così che i team abbiano a disposizione spazi adiacenti, per lavorare in modo più efficiente. 

Inoltre si possono integrare nella piattaforma anche i RICOH Smart Lockers, per consentire ai dipendenti di prenotare tutto tramite un'unica applicazione. 

RICOH Spaces permette di rispondere rapidamente alle mutevoli esigenze dei dipendenti e dell'azienda, riconfigurando gli spazi di lavoro in base agli insights disponibili.

Con RICOH Spaces prenotare una sala riunioni è davvero semplice e veloce. Gli utenti possono visualizzare il calendario completo via web, le planimetrie interattive in 3D e le opzioni per le sale, il tutto attraverso un'app di facile utilizzo. 

Integrandosi perfettamente con altre funzioni, come le richieste di servizi aggiuntivi, la gestione delle riunioni diventa un processo estremamente fluido che consente di:

• Prenotare sale collegate con un'unica prenotazione
• Gestire l'accesso dei visitatori insieme alla prenotazione delle sale
• Richiedere servizi di supporto durante la prenotazione delle sale
• Riservare le sale più importanti tramite un flusso di approvazione gestito da un amministratore
• Ricercare le sale in base alle loro caratteristiche, ai calendari o alle planimetrie 

Per favorire un'efficiente gestione delle sale, i pannelli fuori porta di RICOH Spaces offrono molte funzioni tra cui:

• Visibilità con sfondi personalizzabili per facilitare la prenotazione delle sale
• Avvisi di check-in e cancellazione, oltre alla cancellazione automatica delle prenotazioni delle sale non utilizzate
• Rilevamento in tempo reale dell'utilizzo degli spazi tramite sensori IoT e luci LED per lo stato di occupazione
• funzione "end-meeting-early".

RICOH Spaces consente ai dipendenti di visualizzare una planimetria interattiva degli uffici aziendali e di prenotare una risorsa direttamente da un display di grande formato. 

E' possibile vedere dove si trovano le postazioni dei colleghi del team e mostrare il layout degli uffici per facilitare gli spostamenti degli ospiti e dei visitatori. 

Si può mostrare la planimetria digitale 3D su qualsiasi schermo per agevolare i visitatori e offrire loro un percorso fluido attraverso gli spazi aziendali, garantendo così un'esperienza ottimale.

• Wayfinding semplice ed efficace
• Possibilità di visualizzare aree aziendali come la mensa, i servizi igienici o le uscite di sicurezza
• Spostamenti agevolati attraverso gli spazi aziendali per i visitatori

Offri la migliore esperienza ai tuoi visitatori grazie alle funzionalità del modulo Visitor Management di Ricoh Spaces, che consente di offrire un'accoglienza eccellente, garantendo la massima sicurezza e la produttività dei dipendenti

E' possibile monitorare gli ingressi negli uffici e scegliere quali dati raccogliere al check-in. La piattaforma digitalizza i processi manuali di accoglienza eliminando i registri cartacei, velocizzando e migliorando i tempi di check-in e massimizzando l'esperienza dei visitatori. Permette inoltre di pre-registrare in anticipo i propri ospiti e di inviare una notifica all'host all'arrivo del visitatore.

Che si tratti di un piccolo ufficio o di una grande struttura multisede, il modulo permette di gestire gli accessi in modo flessibile e scalabile, e può essere personalizzato in base alle specifiche esigenze.

Il digital signage è uno strumento molto utile per la comunicazione interna e per veicolare messaggi mirati a dipendenti e clienti attraverso schermi digitali. 

La soluzione Ricoh, di semplice utilizzo e basata sul cloud, consente di creare e gestire i contenuti da qualsiasi luogo, in modo che i messaggi siano tempestivi e sempre aggiornati.

• Mantieni i dipendenti aggiornati sulle iniziative aziendali, sui trend del settore e sulle ultime notizie su meteo, sport e borsa
• Mostra dati e insight utili per i dipendenti utilizzando pratiche dashboard
• Abilita il wayfinding, con la rappresentazione grafica del percorso verso il punto di interesse e la prenotazione di sale e postazioni
• Promuovi eventi e condividi dati sulle sessioni formative in programma

Con RICOH Spaces è possibile gestire richieste di servizi aggiuntivi in modo personalizzato e in base alle esigenze di ogni azienda. Grazie al modulo dedicato è possibile creare e inviare richieste in pochi minuti, come ad esempio per il catering, la pulizia e l'allestimento delle sale riunioni. 

Automatizza i processi manuali e riduci le tempistiche di gestione dei servizi:

• Gestione automatizzata degli interventi, come la richiesta di pulizia e riordino dei locali
• Integrazione con sistemi di gestione dei ticket di terze parti, come ServiceNow e altri
• Invio di notifiche relative alle richieste direttamente in Microsoft Teams
• Prenotazione anticipata delle richieste di servizi per i propri visitatori
• Possibilità di assegnare e limitare la disponibilità di servizi a specifici spazi aziendali

Con la tecnologia dei sensori più all'avanguardia è possibile raccogliere dati sull'uso degli spazi di lavoro in tempo reale. I dati sono elaborati da un avanzato strumento di reportistica integrato, in grado di geneare insights completi di grafici e statistiche che danno una chiara evidenza dell'effettivo utilizzo degli spazi e dei trend di prenotazione nel tempo. 

• Monitoraggio del numero di persone presenti ai piani in tempo reale
• Annullamento di una riunione in caso di no-show dei partecipanti in sala, entro 10 minuti dall'orario di inizio previsto
• Confronto tra le prenotazioni e l'utilizzo effettivo di postazioni, sale e spazi aziendali
• Utilizzo ottimizzato delle sale riunioni grazie alla possibilità di verificare, ad esempio, se le riunioni sono prenotate per un periodo più lungo del necessario e se le dimensioni delle sale sono adeguate al numero di partecipanti alla riunione