Contract Management
Il Contract Management di Ricoh è una soluzione gestita di archiviazione elettronica centralizzata che offre accesso in tempo reale a documenti sempre aggiornati.
L'archiviazione centralizzata permette un migliore controllo dei documenti che, conservati in un ambiente più sicuro, diventano più facili da gestire e da ricercare.
Contract Management consente di trasformare i documenti cartacei in file indicizzati e di archiviarli in cartelle protette, accessibili solo da utenti autorizzati. Eliminando gli errori di archiviazione, la ricerca di contatti e il monitoraggio dei livelli di servizio diventano semplici e veloci.
- Caratteristiche e vantaggi principali
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La soluzione offre:
Facile accesso alle informazioni riservate
- I documenti stampati vengono convertiti e indicizzati per semplificarne la ricerca
- Migliore gestione delle informazioni per avere i dati essenziali immediatamente disponibili e per prendere decisioni in modo più rapido
Maggiore sicurezza
- Il sistema basato sui ruoli permette di gestire e monitorare l'accesso ai documenti
- La verifica e la registrazione degli utenti consentono di semplificare la conformità alle normative
- Il back-up costante permette di tutelare la business continuity e prevenire la perdita dei dati
Maggiore efficienza
- Il flusso di lavoro digitale è più preciso e riduce il rischio di archiviare i contratti in posizioni errate
- Il riconoscimento ottico dei caratteri permette di digitalizzare il testo in modo rapido e preciso
- L'archiviazione elettronica centralizzata migliora l'accesso ai documenti
- I servizi di check-in/check-out permettono di controllare la versione dei documenti e di accedere a informazioni sempre aggiornate