Business Process Services

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I Business Process Services di Ricoh forniscono soluzioni di outsourcing completamente gestite e scalabili che permettono di semplificare le attività aziendali e aumentare la produzione.

Con il supporto di Ricoh è possibile ridurre le risorse necessarie per supportare i processi documentali nelle aree aziendali più importanti.

Oltre a supportare flussi informativi interni più efficienti, è possibile riorganizzare le comunicazioni esterne e passare dal cartaceo ai formati multicanale per soddisfare le mutevoli esigenze del proprio target di riferimento, migliorando la soddisfazione dei clienti e riducendo i costi.

Grazie all’esperienza di Ricoh nel settore è possibile guadagnare tempo e risorse da concentrare sulle attività più importanti dell’azienda aumentando l'efficienza, migliorando i risultati e ottenendo risparmi significativi sui costi.
 

La proposta di Ricoh

La proposta di Ricoh per i Business Process Services è articolata in:

- Offerta per progetti: dedicata alle grandi realtà, prevede lo sviluppo di un progetto specifico basato sulle esigenze dei Clienti.

WheelL’approccio  è strutturato in diverse fasi:
- analisi della situazione di partenza e delle esigenze del cliente
- progettazione di un’infrastruttura tecnologica ottimizzata e condivisione del progetto
- implementazione della nuova infrastruttura
- supporto alle aziende nella formazione agli utenti e nella gestione del cambiamento
- condivisione di report periodici
- consulenza durante tutta la durata contrattuale per individuare ulteriori aree di miglioramento.
  

È possibile contattare Ricoh per sviluppare le soluzioni ideali per ottimizzare i processi documentali più importanti.

- Offerta per pacchetti: prevede soluzioni complete per realtà di medie e piccole dimensioni.
L’offerta per pacchetti prevede tre soluzioni:

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Fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione

RicohPARicohPA è l’offerta di Ricoh che consente di gestire la fatturazione elettronica a standard PA  generando un importante saving dovuto alla riduzione dei costi e ad un aumento dell’efficienza dei processi.
  

Fasi del processo di fatturazione elettronica
La piattaforma Ricoh consente di integrare tutte le fasi di Fatturazione Elettronica, dalla creazione alla conservazione a norma del documento, a partire dai dati originali delle fatture dell’azienda.

Portale web RicohPA
Il cliente ha a disposizione un portale Web per caricare, ricercare e consultare le fatture archiviate e conservate a norma di legge.
Viene inoltre fornito un manuale di utilizzo con il dettaglio di tutte le funzionalità.

Cosa offre il servizio
- Upload delle fatture da portale web (un account per cliente)
- Invio fatture al Sistema di interscambio (SDI)
- Gestione dei controlli e segnalazione degli errori
- Automazione del processo di firma
- Conservazione a norma con delega di responsabilità

I principali vantaggi
RIDUZIONE DEI COSTI - Eliminazione dei costi di gestione del cartaceo dovuti all’emissione, all’invio ed alla archiviazione delle fatture.

AUMENTO DELL’EFFICIENZA DEI PROCESSI - L’automatizzazione del processo permette il risparmio di tempo, l’eliminazione delle inefficienze, la semplificazione in fase di ricerca dei documenti e la riduzione dei tempi di consegna ed incasso delle fatture.

INTEGRAZIONE DEI PROCESSI DI RICEZIONE DELLE FATTURE - La ricezione di fatture elettroniche consente di automatizzare i processi di convalida e verifica, permettendo la contabilizzazione automatica nel sistema e abilitandolo alla gestione del pagamento senza  alcun intervento umano.

Questo pacchetto è dedicato ad aziende con un volume annuale di fatture fra le 50 e le 200.

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Conservazione a norma

RicohDOCRicohDoc è l’offerta di Ricoh che consente di gestire l’archiviazione elettronica a norma di legge generando un importante saving dovuto ai minori costi indotti dalla stampa, stoccaggio e ricerca dei documenti.
  

Conservazione a norma (o sostitutiva)
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge si è tenuti a preservare, con l’equivalente documento informatico.

Portale web RicohDoc
Il cliente ha a disposizione un portale Web per caricare, ricercare e consultare i documenti archiviati e conservati.
Viene inoltre fornito un manuale di utilizzo con il dettaglio di tutte le funzionalità.

Cosa offre il servizio
- Start up del progetto
- Portale di consultazione
- Conservazione a norma con delega di responsabilità
- Firma digitale remota
- Marca temporale
- Avvisi per le scadenze pianificate
- 2 utenti di consultazione e upload
- Funzione di upload dei documenti da portale
- Help Desk

I principali vantaggi
- Documenti archiviati secondo la normativa vigente ai fini delle disposizioni tributarie
- Utilizzo di un portale semplice ed intuitivo per le ricerche dei documenti
- Caricamento dei flussi direttamente da portale o tramite FTP di file PDF e .xml
- Possibilità di integrazione con sistemi gestionali e ERP presenti sul mercato
- Creazione di un archivio personalizzato
- Assoluta garanzia di sicurezza e privacy

Questo pacchetto è dedicato ad aziende con un volume annuale di circa 3.000 fatture.

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Archiviazione elettronica

Cloud EnablerGrazie alla soluzione Cloud Enabler Ricoh mette a disposizione degli uffici e delle piccole e medie imprese una soluzione completa di archiviazione elettronica semplice che permette di usufruire di tutti i vantaggi di una piattaforma documentale avanzata per una gestione strutturata dei documenti.
  

Funzionalità
Il pannello del multifunzione viene personalizzato con icone che identificano la tipologia di documenti selezionati (ad esempio offerte, ordini, contratti e comunicazioni).
Dopo aver effettuato la scansione l’utente inserisce gli indici di ricerca e preme sull’icona, inviando in tal modo il documento nel Cloud.
I documenti possono essere consultati utilizzando un portale web al quale si accede tramite username e password.
La ricerca dei documenti è semplice e veloce grazie ad un’indicizzazione mirata che permette all’utente di usufruire di un archivio immediato, ordinato e completo.

Cosa offre il servizio
- Start up del progetto
- Portale di consultazione
- Software per la scansione guidata
- Repository in italiano
- Personalizzazione del pannello del multifunzione
- Un utente di consultazione e upload
- Funzione di upload dei documenti semplificata
- Help Desk

I principali vantaggi
- Soluzione ideale per l’archiviazione elettronica
- Scansione facilitata attraverso la personalizzazione del pannello del Multifunzione
- Costi di archiviazione certi e ridotti (canone mensile)
- Non è più necessario acquistare e manutenere soluzioni per l’archiviazione
- Creazione di un archivio sicuro e di semplice consultazione
- Flessibilità e scalabilità della soluzione
- Possibilità di integrare “on demand” la soluzione con altri applicativi (ad esempio la conservazione a norma)

Questo pacchetto è dedicato ad aziende con un volume annuale complessivo di circa 14.000 pagine A4.

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Outsourcing di Documenti

Man in an office looking forward.
l'outsourcing dei servizi documentali

Godetevi tutti i vantaggi che derivano dall'outsourcing dei servizi documentali, realizzati nelle vostre sedi e con le vostre periferiche. Sia che si tratti della sala stampe, della mailroom o di servizi di scansione e archiviazione o semplicemente di garantire che i vostri dispositivi di reparto siano pronti e disponibili per tutti gli utenti, Ricoh vi garantisce di avere la disponibilità delle risorse giuste quando vi servono, concedendovi tempo e agevolandovi così nel compito di dare valore aggiunto alla vostra azienda.

Woman standing at an office window holding a folder.
Outsourcing del Processo Documentale

Analizzando le esigenze della vostra azienda ed il modo in cui gestite attualmente il flusso documentale, i consulenti di Ricoh possono definire il workflow di un processo documentale che soddisfi le vostre esigenze e faccia aumentare l'efficienza della vostra azienda. Affidandoci in outsourcing alcuni o tutti i processi documentali, vi garantiamo di ottenere le informazioni giuste quando ne avete bisogno. Document Process Outsourcing vi permette di concentrarvi sulle vostre attività fondamentali mentre Ricoh gestisce l'input, il flusso e l'output documentale. Document Services Outsourcing vi garantisce di realizzare i servizi documentali con maggior efficienza economica lasciando liberi i vostri dipendenti di dare valore aggiunto alla vostra azienda.

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Collegamenti relativi

  • Servizi Professionali

    Office people clipboard

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