Crocevia essenziale di ogni organizzazione, la mailroom, cioè la vostra sala smistamento posta, potrebbe coprire anche un ruolo vitale nel quadro di una più ampia strategia di Servizi Documentali Gestiti. Inoltre, dall'integrazione di attività della MailRoom e della Print Room, cioè la sala stampe, e anche di altri processi documentali, possono derivare sostanziali risparmi in termini di costi.
Panoramica
Un nuovo approccio alle mailroom
La maggior parte delle mailroom fanno un grande affidamento sulle attività manuali che possono essere costose oltre che inclini ad errori. Ma quando le organizzazioni cambiano per specializzarsi maggiormente sulle conoscenze e sui dati, si rendono necessarie nuove tecnologie e nuovi modi di lavorare. Ricoh fornisce un servizio personalizzato che parte dalla gestione tradizionale del ricevimento per arrivare fino alla selezione avanzata e all'integrazione con altri servizi documentali, ivi compresi la sala stampe e la gestione dei dispositivi di stampa di reparto.
Questi servizi comprendono:
Il ricevimento della posta ordinaria, della posta assicurata e dei pacchi
Il servizio di raccolta delle stampe
Lo smistamento della posta in arrivo a un punto di desk or drop
La registrazione della posta assicurata (per la quale si richiede una firma) e l'ottenimento della firma da parte del destinatario
La registrazione di oggetti inviati per corriere e di altri pacchi e l'ottenimento della firma da parte del destinatario
La selezione della posta e dei pacchi in entrata
La fornitura di un servizio di raccolta e consegna, almeno due volte al giorno
La ridistribuzione della posta interna
La gestione della spedizione di materiale a mezzo corriere e posta assicurata
La gestione della spedizione di posta ordinaria
Cambiate le prospettive della vostra mailroom
Ci rendiamo conto che il carico di lavoro di ogni mailroom è variabile. Inoltre, dati i numerosi elementi in gioco, quali il volume, l'ora del giorno, il giorno della settimana e persino il giorno del mese che influenzano le prestazioni di una mailroom, può essere difficile prevedere e seguire il movimento della posta in modo efficiente.
Il grafico qui sopra illustra il tipico profilo del carico di lavoro minimo di una mailroom. Evidentemente, quando la mailroom è tranquilla, la sala stampe è occupata, e viceversa. Ma tramite una formazione incrociata del personale, è possibile ottenere una riduzione di costo fino al 30% integrando tra loro le funzioni della mailroom e della printroom.
Ricevimento della Posta
Di solito, la maggior parte della posta viene ricevuta da un sistema postale nazionale. Riguardo alle informazioni sulla gestione, Ricoh presenta servizi che gestiscono i volumi di posta in arrivo e la posta che richiede la firma.
Tramite i servizi di tracciatura con codici a barre di Ricoh, è possibile registrare tutta la posta assicurata in corso di ricevimento, effettuare la scansione del codice a barre sull'oggetto postale e poi scansionare un elenco prestampato di codici a barre che rappresentano ciascun destinatario.
Scansione della Posta
Anche la scansione della posta può rappresentare un elemento critico della mailroom e Ricoh può venire in aiuto con una vasta gamma di soluzioni.
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